How-To Haecksen-Plenum

DRAFT / ENTWURF!! es wurde noch nichts hierzu entschieden!

TL;DR:

Hinweis: Kosmetische Änderungen an diesem Dokument sind jederzeit möglich. Inhaltliche Änderungen sollten zunächst in einem Plenum besprochen und freigegeben werden. Dieses Dokument ist eine Beschreibung des gewünschten Prozesses und keine strenge Vorgabe. Änderungen sollten bedürfnisorientiert vorgenommen werden. 

Letzte inhaltliche Änderung Stand: 08.02.2025

Hintergründe und Motivation

Einleitung

Die Haecksen waren nach dem Zeitpunkt des Reboots (ca. 2015) eine überschaubare Anzahl von Personen, die sich hauptsächlich offline bei Events trafen. Mit Beginn der Pandemie in 2020 hat die Aktivität im online-Raum überall in der Gesellschaft zugenommen. Zusätzlich gewannen die Haecksen durch die Podcastfolge "Wer sind die Haecksen?" viel mehr Aufmerksamkeit. Durch die leichtere Zugänglichkeit der Haecksen über online Events wie z.B. Haecksen-Frühstücke (später Picknicks) in online Videocalls stieg die Anzahl von Neuzugängen rapide an. Zum aktuellen Zeitpunkt (Neujahr 2025) befinden sich ca. 1000 Emailadressen auf der Haecksen-Mailingliste. 

Der enorme Zuwachs ist sehr erfreulich, aber ein schnelles Wachstum sorgt auch für verschiedene Wachstumsschmerzen. Die Strukturen der vor-Ort Treffen, der kleinen Runden und implizites Onboarding neuer Leute skaliert auf dieser neuen Größenordnung nicht mit. Kurze Wege, Mund-zu-Mund-Propaganda, funktioniert nicht mehr, und somit wurde vieles intransparent. 

Auch wenn die meisten Plenen trotzdem immer sehr gut verliefen, gab es Anfang 2024 ein Haecksen-Plenum, das ungewöhnlich schief lief. Dabei wurden mehrere Ursachen und Fehler festgestellt und Verbesserungswünsche im Nachgang geäußert. Die Probleme waren u.a.:

Ziel & Anpassungen der Dokumente

Ziel ist es, einen generellen Umgang mit dem Plenum und rund um das Thema, sowie Entscheidungsprozesse einzuordnen und zu beschreiben. Wir möchten gerne Strukturen schaffen, die die vorigen (besser gelaufenen) Plenen besser abbilden.

Es soll als nachvollziehbare Vereinbarung dienen und ist nicht als unveränderliches "Gesetz" zu verstehen. Wir möchten den sich verändernden Begebenheiten der Haecksen-Community besser gerecht werden, was voraussichtlich auch eine immer wiederkehrende Veränderung, Anpassung und Verbesserung dieser Dokumente bedeuten wird. Änderungen sollten wie weiter unten beschrieben gut vorbereitet und in einem Plenum entschieden werden. 

TL;DR Version

Worum geht's in diesem Dokument?

Inhaltliche Teile

Code of Conduct (CoC) zum Plenum

... ist als Ergänzung zum allgemeingültigen Haecksen Code of Conduct zu verstehen und bezieht sich konkret auf den achtsamen Umgang miteinander während eines Plenums. 

Der allgemeine Haecksen Code of Conduct ist derzeit noch in Bearbeitung. Er wird hier verlinkt werden, sobald eine gültige Version veröffentlich wurde.

Plenumsstruktur und Hüte

Entscheidungsprozesse bei den Haecksen und im Plenum

Plenums-Code-of-Conduct (CoC)

Der allgemeine Haecksen Code of Conduct ist derzeit in Bearbeitung und noch nicht fertig (Stand August 2024).

Dieser Plenums-Code-of-Conduct (CoC) schließt sich dem allgemeinen Haecksen-CoC an und ist als spezifische Ergänzung zu verstehen. Der allgemeine Haecksen-CoC sowie sonstige allgemeingültige dokumentierte Haecksen-Werte haben auch hier selbstverständlich Gültigkeit (salvatorische Klausel).

  1. Schutz vor Diskriminierung: Grundrechte, Schutz von gesellschaftlich marginalisierten Personen und Minderheiten
    1. … lassen sich nicht per Haecksen-Mehrheitsentscheidung außer Kraft setzen. Grundrechte werden nicht diskutiert. Zu Grundrechten sollen keine Umfragen und keine Entscheidungsprozesse ausgelöst werden.
    2. Daher: Möglichkeit einräumen, Minderheiten/marginalisierten Personen eine besondere, ggf. anonymisierte Stimme zu geben.
    3. Themen müssen gewissenhaft ausgearbeitet/vorbereitet werden innerhalb einer AG und der Allgemeinheit als Kurzinfo rechtzeitig vorab zur Verfügung gestellt werden.
  2. Konfliktthemen
    1. Themen, die bereits im Vorfeld als konflikthaft bekannt sind, sollen nicht unvorbereitet in das Plenum eingebracht werden.
    2. Themen, die sich während eines Plenums als konflikthaft herausstellen, sollen abgebrochen und vertagt werden, und ggf. für ein späteres Plenum gut vorbereitet werden.
  3. Die allgemeine Dynamik eines Plenums wird wesentlich vom Verhalten der Einzelpersonen und deren Umgang miteinander beeinflusst. Daher:
    1. Destruktive/unangemessene Kommentare oder Intentionen sollten möglichst schnell unterbrochen werden. Hier ist nicht nur die moderierende Person gefragt, sondern alle anwesenden Haecksen.
    2. Ein respektvoller, wohlmeinender und achtsamer Umgang miteinander ist als Grundhaltung zu verstehen.
    3. Bei Themen mit hohem Diskussionsbedarf werden Redelisten geführt, dabei wird auch darauf geachtet, dass nicht immer dieselben Personen das Wort erhalten.
    4. Redner*innen sind angehalten sich kurzzufassen und sich an die Anweisungen der Moderation zu halten. 
    5. Bitte unterbrecht andere nicht beim Reden.
    6. Sollte sich die moderierende Person unangemessen verhalten, sind alle Haecksen angehalten aktiv einzugreifen. Unangemessenes Verhalten ist im Sinne des Code-of-Conducts (allegmein und plenumsspezifisch) sowie im Sinne dieses Gesamtdokumentes  "How-To Haecksen-Plenum" zu verstehen.

Plenumstruktur(en)

Info: Wie bei Entscheidungsprozessen vorzugehen ist wird im nächsten Abschnitt ausführlicher beschrieben.

Ein Template für's Plenumspad und eine Vorlage zur Ankündigungsmeil findest du unter Vorlagen.

Plenum

Terminfindung

Warum regelmäßig, statt wie zuvor bedarfsorientiert?

Moderation und Verantwortlichkeiten (Hüte)

Die Rollen/Hüte sollten idealerweise rotieren und von unterschiedlichen Personen als beim letzten mal besetzt werden. Hüte werden aktiv für das nächste Plenum vergeben (basierend auf Freiwilligkeit).

Hut: Moderation

Wenn du Interesse hast zu moderieren und dir das aber noch nicht ganz zutraust, dann melde gerne Bedarf an einem Moderationstraining an. 

Unterstützung der Moderation

Um BBB-Moderationsrechte für Räume zu erhalten schreib eine Mail an admin@ . 

Hut: Plenumsorga

Plenumspad

Durchführung Plenum / Plenumsablauf

Plenumsthemen und Entscheidungsprozesse

Es ist nicht immer klar, welches Vorgehen für verschiedene Themen oder Entscheidungsprozesse am besten geeignet ist. Folgende Überlegungen sollen Orientierung bieten. 

Plenumsthemen und Entscheidungsprozesse

Einordnung von Themen und Entscheidungen

Faktoren

Faktoren, die dabei eine Rolle spielen, ob und wie Entscheidungen getroffen werden:

Einordnung von Entscheidungen

Im Zweifelsfall ist während einem Plenum zu klären, ob eine Entscheidung spontan im Plenum getroffen werden kann oder einen längeren Entscheidungsprozess erfordert. 

Beispiele

keine Plenumsentscheidungen

Beispiele, die keine Plenumsentscheidung erfordern:

Teams mit Sonderberechtigungen:

“kleinere” und “mittlere” Plenums-Themen 

“größere” Plenums-Themen (erfordern Aufarbeitung durch AGs)

“zu groß” oder zu komplex für ein Plenum

Plenumsthemen und Entscheidungsprozesse

Arbeitsgruppen für komplexere Themen

Arbeitsgruppen/Gremien bilden, die sich tiefer mit schwierigen Themen für längere Zeit sorgfältig und verantwortungsbewusst beschäftigen.

Weitere Aufgaben der AG

Plenumsthemen und Entscheidungsprozesse

Entscheidungsmatrix

Nicht in der Tabelle aufgeführt ist der Faktor "Resourcen". Es gelten vorherig aufgeführte Entscheidungs-Regeln priorisiert. Folgende Tabelle ist als übersichtlicher Vorschlag und als Ergänzung zu verstehen.

  Konsequenzen
Dringlichkeit hoch mittel niedrig
hoch ohne Plenum ohne Plenum ohne Plenum
mittel mit Plenum mit Plenum ohne Plenum
niedrig mit Vorlauf mit Plenum ohne Plenum

Dringlichkeit hoch = fällig vor nächstem Plenum, < max. 3 Monate
Dringlichkeit mittel = klappt noch bis zum nächstem Plenum, aber unangenehm <= 3 Monate
Dringlichkeit niedrig = kann liegen bleiben bis zum nächsten Plenum

Ressourcen hoch = Menschen / Mittel sofort ohne Einschränkungen verfügbar
Ressourcen mittel = Menschen / Mittel irgendwie arrangierbar
Ressourcen niedrig = keine ausreichenden Kapazitäten

Konsequenzen hoch = spürbare Änderung für alle Haecksen
Konsequenzen mittel = Viele bis die Meisten werden eine Änderung wahrnehmen
Konsequenzen niedrig = die Änderung wird von den Meisten nicht bemerkt werden

Offene Punkte

Folgende Punkte werden derzeit nicht abgedeckt, sind uns bei der Ausarbeitung aber aufgefallen und sollten ggf. zu einem anderen Zeitpunkt mitgedacht oder überarbeitet werden. 

Unterstützung der Moderation

Derzeit existiert kein Lösungsansatz für potentielles Fehlverhalten von langjährig aktiven Personen, die einen hohen Status innerhalb der Community haben. Sollten sich diese Personen z.B. auch in der Moderationsrolle nicht gut verhalten, stellen sowohl der Überraschungsfaktor sowie der geforderte Mut für die erwünschte Intervention aller anderen Haecksen eine Herausforderung dar.

Vorlagen

Die Plenumspadvorlage liegt zZt im HedgeDoc.

Dies sind nur Vorschläge. Solange die wichtigsten Punkte enthalten sind darfst du selbstverständlich die Texte auch mit eigenen Worten formulieren. Anzupassende Textbausteine sind mit Code-Formatierung markiert. Bitte schreibe stets mindestens zweisprachig (Englisch/Deutsch) bei Ankündigungen.

Vorlagen

Plenum Ankündigungsmail Vorlage

Dies ist nur ein Vorschlag. Solange die wichtigsten Punkte enthalten sind darfst du selbstverständlich die Texte auch mit eigenen Worten formulieren. Anzupassende Textbausteine sind mit Code-Formatierung markiert. Bitte schreibe stets mindestens zweisprachig (Englisch/Deutsch) bei Ankündigungen.

Email DE/EN

Betr.: Save the date: Haecksen Plenum am dd.mm.yyyy hh:mm Uhr in Ada

---- EN below ----

Liebe Haecksen,
das nächste Haecksen Plenum findet am dd.mm.yyyy hh:mm Uhr in Ada [1] statt. Alle Haecksen sind herzlich willkommen teilzunehmen und auch Themen beizutragen. Tragt eure Themen zusammen mit eurem Nick in dieses Pad [2] ein und erweitert gerne die Agenda.

Mehr Infos zum Plenum sowie vergangene Protokolle findet ihr im Wiki [3],[4].

Viele Grüße,
Nick aktueller Plenumsleitung (Pronomen)

[1] Ada: https://www.haecksen.org/bbb-raume/awesome-ada/
[2] Padlink: LINK
[3] How to Haecksen-Plenum: https://wiki.haecksen.org/books/how-to-haecksen-plenum
[4] vergangene Protokolle (nur mit SSO-Login): https://wiki.haecksen.org/books/plenum

---- EN version ----

Dear Haecksen,
the next Haecksen Plenum will take place on dd.mm.yyyyy hham/pm in Ada [1]. All Haecksen are welcome to participate and contribute topics. Enter your topics together with your nick into this pad [2] and feel free to add to the agenda.

You can find more information about the plenum and past minutes in our wiki [3],[4].

Best,
nick (pronouns)

[1] Ada: https://www.haecksen.org/bbb-raume/awesome-ada/
[2] Padlink: LINK
[3] How to Haecksen-Plenum: https://wiki.haecksen.org/books/how-to-haecksen-plenum
[4] past minutes (only with SSO login): https://wiki.haecksen.org/books/plenum

Vorlagen

Ankündigung Rocket Vorlage für #announce

DE

Liebe Haecksen,
das nächste Haecksen Plenum findet am dd.mm.yyyy hh:mm Uhr in Ada statt. Alle Haecksen sind herzlich willkommen teilzunehmen und auch Themen beizutragen. Tragt eure Themen zusammen mit eurem Namen in dieses Pad ein und erweitert gerne die Agenda.

Mehr Infos zum Plenum sowie vergangene Protokolle findet ihr im Wiki: How to Haecksen-Plenum und vergangene Protokolle (nur mit SSO-Login).

EN (separater Post)

Dear Haecksen,
the next Haecksen Plenum will take place on dd.mm.yyyyy hham/pm in Ada. All Haecksen are welcome to participate and contribute topics. Enter your topics together with your name in this pad and feel free to expand the agenda.

You can find more information about the plenum in our wiki: How to Haecksen-Plenum and past minutes (only with SSO login).