Kassenprüfung

Checkliste Kassenprüfung

1 [ ] Sind alle Altlasten erledigt?
2 [ ] Passen Kontoauszüge und Listen zusammen?
3 [ ] Passen Listen und Belege für alle Konten zusammen?
4 [ ] dabei auch das Vorhandensein der gescannten Belegen prüfen (siehe Punkt 7)
5 [ ] Sind die Spenden richtig zugeordnet?
6 [ ] Bar-Kassen zählen und mit den gelisteten Ständen vergleichen
7 [ ] Existieren alle Belege auch als PDF in der Wolke

[ ] Erneut gescannte Belege prüfen
[ ] TODO-Fixes prüfen
[ ] Betrag Girokonto prüfen (Online-Banking)
[ ] Beiträge im Giro richtig zugeordnet
[ ] Neuen Termin für Zwischenprüfung machen

Kassenprüfung

Bei einer Kassenprüfung werden alle Einnahmen und Ausgaben innerhalb eines Zeitraums geprüft. Dabei wird ein Protokoll verfasst, welches als Teil der ordentlichen MV den Mitgliedern berichtet wird. Es muss nachvollziehbar sein, woher Einnahmen erzeugt wurden, wofür Ausgaben notwendig waren und wie diese im Zusammenhang mit den Vereinszwecken stehen.

Prüfungshäufigkeit

Die Kassen werden mindestens ein Mal jährlich für das gesamte Jahr geprüft. Die Prüfung sollte immer mit einem Vorlauf von einem Monat zur geordneten Mitgliederversammlung erfolgen.

Prüfungszeitraum

Der jährliche Prüfung umfasst den Zeitraum vom 01.01. 00:00 - 31.12. 23:59 des Vorjahres. Der Zeitraum sollte so gewählt werden, dass es dem Grund der Prüfung entspricht. 

Betsellen von Prüfer*innen

Die Prüfer*innen können jeweils in der vorangegangen MV bestellt werden, das ist aber nicht verpflichtend. Es bietet sich jedoch an, da es bereits organisatorisch sinnvoll ist, Sie müssen kein Mitglied des Vereins sein, dürfen aber auf keinen Fall teil des Vorstands sein. Sie können auch bei Bedarf vom Vorstand bestellt werden.

Die Prüfer*innen sind auch dafür zuständig den Prüfungsbericht der Mitgliederversammlung vorzulegen. Dieser Bericht dient als Grundlage zur Entlastung der/des Schatzmeister*in und des Vorstands.

Vorbereitung

In Vorbereitung auf die Prfüung sollten vorher eingeholt, sortiert,gespeichert, abgelegt werden:

Ablauf

  1. Die/der Schatzmeister*in und die Prüfer*innen vereinbaren einen gemeinsamen Termin.
  2. Es wird mit dem Protokoll der aktuellen Prüfung angefangen
  3. Es wird das Protokoll der letzten Prüfung gesichtet
  4. Alle Einnahmen geprüft
  5. Kontoauszüge werden geprüft
  6. Alle Ausgaben werden geprüft
  7. Es werden alle Abweichungen erfasst und dabei kategoriesiert je nach Dringlichkeit
  8. Es können einzelne Inventare durchgegangen werden
  9. Es können Fotos
  10. Das Protokoll wird abgeschlossen

Protokoll

Für das Protokoll wird die folgende Vorlage genutzt. Dort werden alle notwendigen Daten erfasst. Das Protokoll muss bitte mit Datum versehen, unterschrieben und in der Wolke in den Finanzen Ordner für das entsprechende Jahr abgelegt werden.

2024 - Kassenprüfung

2023 war ein Jahr von 0 Einnahmen und Ausgaben.

Einnahmen

In 2024 haben wir unsere Projektförderung von Entropia in Karlsruhe erhalten und zwei Projektförderungen vom CCC zum einen für die muc Haecksen Badge sowie die Chaos Feminist Convention 2025 erhalten. Außerdem haben wir noch die überbleibenden Gelder  aus der Gruppe der Verpflegung vom CCCamp 2023 namens "Moin Küche" erhalten. Der Betrag war zu niedrig, um sie an die Einzelnen zurück zu zahlen. Alle diese Posten wurden unter "Zuschüsse" verbucht.

Zusätzlich haben wir diverse Spenden erhalten.

Im wirtschaftlichen Zweckbetriev erhalten wir für die Durchführung von Workshops Honorare.

Wir erheben keine Mitgliederbeiträge. Es gibt nur 12 offizielle Mitgleider.

Ausgaben

Wir betreiben einen Server (siehe Konto "Website"), bezahlen unsere Bankgebühren. Wir finanzieren jedes Jahr für den Congress etc eine gewisse Menge an Stickern (siehe Konto "Werbung")

Zusätzlich geben wir projektspezifisch Gelder an die muc Haecksen für die Badge.

Bei Bedarf würden wir Reisebeihilfe geben, was aber in 2024 nicht passiert ist.