Mitgliederversammlungen

Hier liegen die Protokolle der Mitgliederversammlungen

Gründungsversammlung

Inhalt

1) Ablauf der Gründungsversammlung

2) Material für die Gründungsversammlung

3) Skript zur Gründungsversammlung

Ablauf der Gründungsversammlung

Am 28.05.2022 um 14:00 Uhr beginn der Versammlung

Vorbereitung der Location ca. ab 13 Uhr

  1. Frage ob die Versammlung für die Teilhabe nicht anwesender Menschen bereit wäre in einem Big Blue Button zu sehen und zu hören zu sein
  2. Eine einladende Person eröffnet die Versammlung und erläutert den Zweck der Versammlung
  3. Bestimmung Versammlungsleiter*in (Handzeichen/Zuruf wäre ok, vorher überlegen, was man möchte)
  4. Bestimmung Protokollführen*in (Handzeichen/Zuruf wäre ok, vorher überlegen, was man möchte)
  5. Versammlungsleiter*in schlägt Tagesordnung vor (die vermutlich auch schon in der Einladung stand), diese kann per Handzeichen angenommen werden
  6. Eröffnung der Sitzung und Eintritt in die Tagesordnung
  7. Sitzung abhalten nach Tagesordnung
  8. Unterschriften zusammentragen
    1. Satzung
    2. Protokoll
    3. Anwesenheitsliste Gründungsmitlieder
    4. Anschriftenliste gewählter Personen
Tagesordnung der Gründungsversammlung
TOP 1 Vereinsname und Satzungsentwurf
TOP 1.1 Diskussion der Satzung
TOP 1.2 Beschluss der Satzung
TOP 1.3 Beschluss der Reisekostenrichtlinie
TOP 2 Vorstandswahlen
TOP 2.1 Wahl von 1. Vorstand
TOP 2.2 Wahl von 2. Vorstand
TOP 2.3 Wahl von Schatzmeister*in
TOP 2.4 Wahl von zwei Finanzprüfer*innen
TOP 3 Sonstiges

Material für die Gründungsversammlung

Skript zur Gründungsversammlung

Vor der Begrüßung: Wir würden diese Versammlung als Stream in Ada für Menschen anbieten, die nicht vor Ort dabei sein können, ist eine Anwesende Person dagegen, dass sie zu sehen oder zu hören ist?

Einladende Person: Willkommen! Hiermit beginnt die Gründungsversammlung des Vereins der Haecksen, viele Haecksen haben viel Zeit und Mühe investiert und das auch noch in nicht so einfachen Zeiten, die etlichen Menschen einiges abverlangt haben. Dafür an dieser Stelle schonmal ein herzliches Danke! 

Kurz zum Prozedere: Jetzt kommen gleich zwei Abstimmungen, ehe wir dann die Sitzung offiziöslich eröffnen, und die Versammlungleitung die Tagesordnung vorstellt.

 

Wer übernimmt die Versammlungsleitung? 

Bestimmung der Versammleitlung: Vorschlag + Abstimmung durch Handzeichen, es sei denn eine geheime Wahl wird gewünscht

Bestimmung Protokollführer*in: Vorschlag + Abstimmung durch Handzeichen, es sei denn eine geheime Wahl wird gewünscht

Versammlungsleitung: Eröffnet die Sitzung, stellt Tagesordnung vor (einmal alle TOPs nennen, schriftlich auch im Wiki hinterlegt), Abstimmung über Annahme der Tagesordnung mittels Handzeichen, es sei denn eine geheime Wahl wird gewünscht

Eintritt in die Tagesordnung

TOP 1 Name und Satzung

Der Verein gibt sich den Namen Haecksen und gründet sich, um intersektional
feministische – und damit gesamtgesellschaftlich relevante – Standpunkte in der
Hacker*innen-Szene zu verankern. Ziel ist eine Gesellschaft, in der diese Ansichten
selbstverständlich sind und Chancen und Risiken von Technologie in unserer Gesellschaft
zu erkennen. Positive Aspekte sollen in der Tätigkeit des Vereins aufgefriffen und verstärkt
werden. Die Haecksen fördern und unterstützen die Gleichberechtigung der Geschlechter,
die Bildung hinsichtlich technischer Entwicklungen, sowie Kunst und Kultur.

TOP 1.1 Diskussion der Satzung

TOP 2 Vorstandswahlen (nach Satzung)

TOP 2.1 Wahl von 1. Vorstand

TOP 2.2 Wahl von 2. Vorstand

TOP 2.3 Wahl von Schatzmeister*in

TOP 2.4 Wahl von zwei Finanzprüfer*innen

TOP 3 Sonstiges

Abschluss der Sitzung (hier endet das Protokoll)

Nachbereitung/Finalisieren

 

 

 

 

Ordentliche Mitgliederversammlung 29.6.2024

Haecksen e.V.
Gewerbehof
Steinstraße 23
76133 Karlsruhe

Tagesordnungspunkte:

Am 29.06.2024 um 11:25 Uhr kamen 8 Vereinsmitglieder online im BBB Raum Ada zusammen.

Die Tagesordnungspunkte wurden durch BBB-Tool einstimmig angenommen.

Weitere Versammlungspunkte konnten per Wortmeldung eingereicht werden, darauf wurde seitens der Mitglieder verzichtet.

Besprochene Inhalte zur Versammlung:

TOP 1 - Begrüßung durch die Vorstandsvorsitzende

Der Vorstand begrüßt die Anwesenden und berichtet über die Art der Arbeit als Vorstände. Außerdem werden die Anwesenden kurz über die Arbeit als Vorstand informiert und zur Aufstellung für diese Posten ermutigt.

TOP 1.1. - Wahl der Versammlungsleitung und der Protokollführung

Mit Einverständnis aller Anwesenden übernahm melzai die Versammlungsleitung und waldwesen die Protokollführung.

TOP 2 - Rechenschaftsbericht der Vorsitzenden

Seit der Gründungsversammlung wurde vom Vorstand die Anerkennung der Gemeinnützigkeit angestrebt und erlangt. Außerdem wurde der Verein im Amtsgericht Mannheim eingetragen. Es wurden weiterhin Eintragung im Transparenzregister vorgenommen und mit dem dazugehörigen Auszug konnte dann bei der Skatbank ein Girokonto für Vereine eingerichtet werden.

Nach Abschluss der geplanten Aufgaben wurden folgende Informationen veröffentlicht:

Außerdem wird nun für die Domain haecksen.org das Impressum mit den Vereinsdaten geführt.

chaos feminist convention
Für den 5.7. ist die Besichtigung des Eidelstädter Bürgerhauses geplant.
Alle Details zum geplanten Event finden sich im rocketchannel chaos_feminist_convention.

TOP 3 - Rechenschaftsbericht der Schatzmeisterin

Es gab bis zum 08.05.24 noch kein Konto, und auch keine weiteren Kassen. Es gab in diesem Zeitraum keine Einnahmen und auch keine Ausgaben. Die den Verein betreffenden Gebühren wurden durch das Haecksenprojekt bei Entropia übernommen. Bei dem Konto handelt es sich um das Trumpfkonto für Vereine. Dabei fallen Stand heute keine Gebühren für eingetragene Vereine an, lediglich ist zu beachten, dass Gebühren von 0,10 € ab der 51. Buchung im selben Monat anfallen. Weitere Gebühren können bei der Skatbank online eingesehen werden.

Aktuell ist der Kontostand 260,00 €

Dieser ergibt sich aus Spendeneinnahmen, die auf das Girokonto überwiesen wurden.
Es ist mit der Kontoeröffnung die Gebühr von 5,-€ für die Ausstellung einer Debitkarte angefallen.

Die Schatzmeisterin bereitet die erste Steuererklärung (für 2022/2023) gemäß Anordnung nach für das erste Jahr nach der Gründung vor. Dafür wurde ein ELSTER Konto registriert.

TOP 4 - Bericht der Kassenprüfer*innen

Eine Kassenprüfung hat für den Zeitraum 2022 - 2023 aus den, von der Schatzmeisterin genannten Gründen, nicht stattgefunden.

TOP 5 - Aussprache zu den Berichten

Wortmeldungen: keine

Rückfragen: keine

TOP 6 - Entlastung des Vorstandes

Abstimmung per BBB-Tool, ob die Entlastung der Vorstands per BBB-Tool abgestimmt werden soll:
Ja: 5
Nein: 0
Enthaltung: 3

Abstimmung per BBB-Tool, ob der Vorstand für das Jahr 2023 entlastet wird:
Ja: 6
Nein: 0
Enthaltung: 2

TOP 7 - Wahl eines Wahlvorstandes

Tinoca stellt sich als Wahlvorstand zur Verfügung.

Abstimmung per BBB-Tool, ob Tinoca den Wahlvorstand übernehmen soll:
Ja: 7
Nein: 0
Enthaltung: 1

TOP 7.1 - Nominierungen:

Die drei Nominierten erklären sich mit der Nominierung einverstanden.

TOP 7.2 - Wahlverfahren

Abstimmung per BBB-Tool, ob die Wahl des Vorstands per BBB-Tool abgestimmt werden soll:
Ja: 8
Nein: 0
Enthaltung: 0

TOP 8 - Wahl des*der Vorsitzenden

Name: melzai
Geburtsdatum: xxx
Anschrift: xxx

Ja: 7
Nein: 0
Enthaltung: 1

TOP 9 - weitere Wahlen

TOP 9.1 - Stellvertrende*r Vorsitzende*r

Name: waldwesen
Geburtsdatum: xxx
Anschrift: xxx

Ja: 8
Nein: 0
Enthaltung: 0

TOP 9.2 - Schatzmeister*in

Name: c_ristina
Geburtsdatum: xxx
Anschrift: xxx

Ja: 7
Nein: 0
Enthaltung: 1

Alle gewählten Personen erklären, dass sie die Wahl annehmen.

TOP 10 - Finanzprüfer*innen

Name: xxx
Name: Tinoca

stellen sich zur Wahl als Finanzprüfer*innen und werden per BBB-Tool gewählt.

Ja: 7
Nein: 0
Enthaltung: 1

Alle gewählten Personen erklären, dass sie die Wahl annehmen.

TOP 11 - Verschiedenes, Anträge

  1. Ordner Finanzen in der Wolke: Frage, wie hier die Kontoauszüge abgelegt werden sollen
    Anforderungen der Mitglieder:
  1. Hetzner Server: Soll der Verein sich um die Umbuchung des Haecksen-Projektbudgets und die Übernahme des Serververtrags bemühen?

Abstimmung per BBB-Tool:
Ja: 8
Nein: 0
Enthaltung: 0

  1. haecksen.org DNS: Soll der Verein sich um den Umzug der haecksen.org Domain bemühen?

Abstimmung per BBB-Tool:
Ja: 8
Nein: 0
Enthaltung: 0

Die Versammlungsleitung dankt allen Teilnehmenden und schließt um 12:25 die Versammlung.

Anlagen:

keine

***Anmerkung: Klarnamen wurden in dieser Version durch xxx ersetzt, das Original der MV liegt in der Haecksen-Wolke.

Einladung zur Mitgliederversammlung

Liebes Mitglied,

hiermit laden wir Dich zur ordentlichen Mitgliederversammlung ein. Diese findet am XXXXX um YYYY  in TODO online statt. Bei technischen Schwierigkeiten schicken wir euch einen neuen Link an die EMail-Adresse, die ihr bei uns hinterlegt habt.

Auf der Tagesordnung stehen dabei folgende Themen:

  1. Begrüßung durch die Vorstandsvorsitzende
  2. Rechenschaftsbericht der Vorsitzenden
  3. Rechenschaftsbericht der Schatzmeisterin
  4. Bericht der Kassenprüfer*innen
  5. Aussprache zu den Berichten
  6. Entlastung des Vorstandes
  7. Wahl eines Wahlvorstandes
  8. Wahl des*der Vorsitzenden
  9. weitere Wahlen
  10. Verschiedenes, Anträge

Falls noch Punkte der Tagesordnung ergänzt werden sollen, müssen diese mindestens eine Woche vor der Versammlung schriftlich beim Vorstand eingereicht werden, damit dieser sie noch auf die Tagesordnung setzen kann.

Liebe Grüße

...

Lückentext Vorlage MV Protokoll

Liegt hier: https://pads.haecksen.org/VorlageProtokollMV#

Außerordentliche Mitgliederversammlung 25.05.2025


Haecksen e.V.
Gewerbehof
Steinstraße 23
76133 Karlsruhe

Tagesordnungspunkte:

Nach erfolgter Einladung (mit Tagesordnung, am 28.04.2025) kamen am 25.05.2025 um 18:08 Uhr 13 Vereinsmitglieder online im BBB Raum Mary zusammen.

Die Tagesordnungspunkte wurden durch BBB-Tool einstimmig angenommen.

Weitere Versammlungspunkte konnten per Wortmeldung eingereicht werden, darauf wurde seitens der Mitglieder verzichtet.

Besprochene Inhalte zur Versammlung:

TOP 1 - Begrüßung durch die Vorstandsvorsitzende

Der Vorstand begrüßt die Anwesenden. Außerdem werden die Anwesenden kurz über die Arbeit als Vorstand informiert und zur Aufstellung für diese Posten ermutigt.

TOP 1.1. - Wahl der Versammlungsleitung und der Protokollführung

Mit Einverständnis aller Anwesenden übernahm xxx die Versammlungsleitung und xxx die Protokollführung.

TOP 2 - Rechenschaftsbericht der Vorsitzenden

Die letzte MV fand am 26.6.2024 statt. Protokoll ist hier:
Der vollständige Jahresbericht für 2024 findet ihr im Wiki hier: https://wiki.haecksen.org/books/verein/page/tatigkeitsbericht-2024 Vielen Dank an c_ristina für das Verfassen des Berichtes!

Es wurde ein Notar mit der Eintragung beim Amtsgericht Mannheim ist am 04.01.2024 beauftragt, nach Bestätigung der Gemeinnützigkeit vom Finanzamt Karlsruhe.

Die Registrierung beim Transparenzregister wurde am 18.01.2024 vorgenommen.

Das Konto wurde am 03.05.2024 bei der Skatbank eingerichtet. Der Vorstand hat Einsicht in das Konto und es wurde von der Schatzmeisterin ein Onlinebanking Zugang eingerichtet.

Im August wurden die projektbezogenen Spenden für die Haecksen vom Entropia e.V. auf das Haecken eigene Konto überwiesen. Damit startet der Verein mit einem Spenden Guthaben von 1.676,02 €. Außerdem haben wir den Hetzner Vertrag für den Server übernommen. Dadurch enstehen Stand heute Fixkosten von 60,75 € im Monat.

Am 29.06.2024 hat die ordentliche Mitgliederversammlung stattgefunden. Das Protokoll ist hier https://wiki.haecksen.org/books/verein/page/ordentliche-mitgliederversammlung-2962024 einsehbar.

Das Anti-Stalking Team hat Workshops für Frauenhäuser und ähnlichen Initiativen angeboten. Die Einnahmen aus diesen Workshops gingen direkt an den Haecksen Verein.

Das Badge Team hat einen Workshop für eine Haecksen Badge für den 38C3 geplant und durchgeführt. Die Kosten für das Material wurden durch CCC e.V. gefördert und über Haecksen e.V. abgewickelt. (2025: Für die CFC haben wir einen ähnlich laufenden Vertrag geschlossen.)

In Vorbereitung auf die Chaos Feminist Convention wurde eine Förderung beim CCC e.V. beantragt. Davon sollen die festen Kosten der Veranstaltung abgesichert werden, wie Miete und Logistik. Der Rest der Kosten soll durch den Verkauf von Tickets abgedeckt werden. (2025: Wir haben die Förderung erfolgreich bekommen und die Tickets für die CFC sind ebenfalls im ausreichenden Maße verkauft.)

Der Verein hat eine Vermögenshaftpflicht bei der Provinzial abgeschlossen. Die Kosten hierfür sind 148,69 jährlich. Das entspricht der kleinsten Police in dem Bereich, was den aktuellen Bedarf des Vereins deckt. (2025: Wir haben der Provinizial die Erhöhung unseres Umsatzes wegen der CFC mitgeteilt und sind weiterhin versichert.)

Für die Buchhaltung wurde eine Banana Lizenz gekauft. Die Kosten hierfür sind 153,51 jährlich. Die Software soll die Einhaltung der Standards für Buchhaltung und Berichtwesen erleichtern. Es handelt sich hierbei um eine reine Arbeitsplatzsoftware ohne Cloud Zugang. Stattdessen führen wir unsere Buchhaltung in unserer Haecksen-Nextcloud in einem zugangsbeschränkten Ordner. Dieser Ordner beinhaltet die Buchhaltungsdatei des Jahres sowie in einem relativ dazu liegenden Verzeichnis alle Belege.

Der Vorstand hat sich um die Registrierung von Zugängen zu folgenden Einrichtungen gekümmert:

Wir werden in 2025 unsere erste Steuererklärung machen müssen. Alle notwendigen Dokumente haben wir bereits generiert.

Finanzen 2024

in 2024 wurden 2.325 € an den Haecksen e.V. gespendet. Außerdem hat der Verein 3.479 € an Zuschüssen für Projekte erhalten und das Guthabe des Projekt “Haecksen” beim Entropia e.V. wurde übergeben. Durch Workshops sind 400 € an Einnahmen erzielt worden.

Die komplette Auszahlung der Badge wurde erst in 2025 abgeschlossen.

Es wurden außerdem die Ausgaben der Assembly auf dem 37C3 beglichen.

Es gab 2024 folgende Projekte mit Förderung durch den Verein:

TOP 3 - Rechenschaftsbericht der Schatzmeister*in

Einnahmen

In 2024 haben wir unsere Projektförderung von Entropia in Karlsruhe erhalten und zwei Projektförderungen vom CCC zum einen für die muc Haecksen Badge sowie die Chaos Feminist Convention 2025 erhalten. Außerdem haben wir noch die überbleibenden Gelder aus der Gruppe der Verpflegung vom CCCamp 2023 namens “Moin Küche” erhalten. Der Betrag war zu niedrig, um sie an die einzelnen Teilnehmenden zurück zu zahlen. Alle diese Posten wurden unter “Zuschüsse” verbucht.

Im wirtschaftlichen Zweckbetrieb erhalten wir für die Durchführung von Workshops Honorare.

Wir erheben keine Mitgliederbeiträge. Es gibt nur 17 offizielle Mitglieder.

In 2024 wurden 2.325 € direkt an den Haecksen e.V. gespendet.

Außerdem hat der Verein 3.479 € an Zuschüssen für Projekte vom CCC e.V. erhalten.

Das Projektguthaben in Höhe von 1.676,02 € des Projekt “Haecksen”, dass bis Mitte 2024 beim Entropia e.V. geführt wurde, wurden am 14.10. an den Haecksen Vereine übergeben.

Durch Workshops sind 400 € an Einnahmen erzielt worden.

Ausgaben

Wir betreiben einen Server (siehe Konto “Website”), bezahlen unsere Bankgebühren. Wir finanzieren jedes Jahr für den Congress etc eine gewisse Menge an Stickern (siehe Konto “Werbung”).

Der Hetzner Server wird ab dem 18.09.2024 vom Verein getragen. Davor wurde der Server vom Projekt “Haecksen” von Entropia bezahlt.

Zusätzlich geben wir projektspezifisch Gelder an die muc Haecksen für die Badge.

Bei Bedarf würden wir Reisebeihilfe geben, was aber in 2024 nicht passiert ist.

Die komplette Auszahlung der Badge wurde erst in 2025 abgeschlossen.

Es wurden außerdem die Ausgaben der Assembly auf dem 37C3 beglichen.

TOP 4 - Bericht der Kassenprüfer*innen

TOP 5 - Aussprache zu den Berichten

Wortmeldungen: keine

Rückfragen:

TOP 6 - Entlastung des Vorstandes

Abstimmung per BBB-Tool, ob die Entlastung der Vorstands per BBB-Tool abgestimmt werden soll:
Ja: 12
Nein: 0
Enthaltung: 1

Abstimmung per BBB-Tool, ob der Vorstand für das Jahr 2024 entlastet wird:
Ja: 9
Nein: 0
Enthaltung: 4

Der Vorstand ist einstimmig entlastet, keine Gegenstimmen.

TOP 7 - Wahl eines Wahlvorstandes

xxx stellt sich als Wahlvorstand zur Verfügung.

Abstimmung per BBB-Tool, ob xxx den Wahlvorstand übernehmen soll:
Ja: 12
Nein: 0
Enthaltung: 1

xxx wurde einstimmig zum Wahlvorstand gewählt, es gab keine Gegenstimmen.

TOP 7.1 - Wahlverfahrenn

Abstimmung per BBB-Tool, ob die Wahl des Vorstands per BBB-Tool abgestimmt werden soll:
Ja: 13
Nein: 0
Enthaltung: 0

TOP 7.2 - Nominierungen:

Vorsitzende\*r: xxx
Stv. Vorsitzende\*r: xxx
Schatzmeister\*in: xxx
Beisitzer\*innen: xxx, xxx

Die Nominierten erklären sich mit der Nominierung einverstanden.

TOP 8 - Wahl des*der Vorsitzenden

Name: xxx
Geburtsdatum: xxx
Anschrift: xxx

Ja: 11
Nein: 0
Enthaltung: 2

xxx nimmt die Wahl an.

TOP 9 - weitere Wahlen

TOP 9.1 - Stellvertrende*r Vorsitzende*r

Name: xxx
Geburtsdatum: xxx
Anschrift: xxx

Ja: 11
Nein: 0
Enthaltung: 2

xxx nimmt die Wahl an.

TOP 9.2 - Schatzmeister*in

Name: xxx
Geburtsdatum: xxx
Anschrift: xxx

Ja: 11
Nein: 0
Enthaltung: 2

xxx nimmt die Wahl an.

TOP 9.3 - Beisitzer*innen

Name: xxx
Geburtsdatum: xxx
Anschrift: xxx

Ja: 11
Nein: 0
Enthaltung: 2

Name: xxx
Geburtsdatum: xxx
Anschrift: xxx

Ja: 12
Nein: 0
Enthaltung: 1

stellen sich zur Wahl als Beisitzer*innen und werden per BBB-Tool gewählt.

Beide erklären, dass sie die Wahl annehmen.

TOP 9.4 - Finanzprüfer*innen

Name: xxx
Name: xxx

stellen sich zur Wahl als Finanzprüfer*innen und werden per BBB-Tool gewählt.

Ja: 11
Nein: 1
Enthaltung: 0

TOP 10 - Verschiedenes, Anträge

10.1 - Genehmigung Protokoll der letzten Mitgliederversammlung

Die Versammlungsleitung dankt allen Teilnehmenden und schließt um 19:20 die Versammlung.

Anmerkung: in diesem Protokoll sind Klarnamen durch xxx bzw. nicknames ersetzt, das Original liegt in der Haecksen-Wolke.