Tätigkeitsberichte des Vorstands

Tätigkeitsbericht 2024

Zusammenfassung

Berichte

Es wurde ein Notar mit der Eintragung beim Amtsgericht Mannheim ist am 04.01.2024 beauftragt, nach Bestätigung der Gemeinnützigkeit vom Finanzamt Karlsruhe. 

Die Registrierung beim Transparenzregister wurde am 18.01.2024 vorgenommen.  

Das Konto wurde am 03.05.2024 bei der Skatbank eingerichtet. Der Vorstand hat Einsicht in das Konto und es wurde von der Schatzmeisterin ein Onlinebanking Zugang eingerichtet.

Im August wurde die Projektbezogene Spenden für die Haecksen vom Entropia e.V. auf das Haecken eigene Konto überwiesen. Damit startet der Verein mit einem Spenden Guthaben von 1.676,02 €. Außerdem haben wir den Hetzner Vertrag für den Server übernommen. Dadurch enstehen Stand heute Fixkosten von 60,75 € im Monat. 

Am 29.06.2024 hat die ordentliche Mitgliederversammlung stattgefunden. Das Protokoll ist hier  einsehbar.

Das Anti-Stalking Team hat Workshops für Frauenhäuser und ähnlichen Initiativen angeboten. Die Einnahmen aus diesen Workshops gingen direkt an den Haecksen Verein.

Das Badge Team hat einen Workshop für eine Haecksen Badge für den 38C3 geplant und durchgeführt. Das Kosten für das Material wurden durch CCC e.V. gefördert. 

In Vorbereitung auf die Chaos Feminist Convention wurde eine Förderung beim CCC e.V. beantragt. Davon sollen die festen Kosten der Veranstaltung abgesichert werden, wie Miete und Logistik. Der Rest der Kosten soll durch den Verkauf von Tickets abgedeckt werden.

Der Verein hat eine Vermögenshaftlicht bei der Provinzial abgeschlossen. Die Kosten hierfür sind 148,69 jährlich. Das entspricht der kleinsten Police in dem Bereich, was den aktuellen Bedarf des Vereins deckt.

Für die Buchhaltung wurde eine Banana Lizenz gekauft. Die Kosten hierfür sind 153,51 jährlich. Die Software soll die Einhaltung der Standards für Buchhaltung und Berichtwesen erleichtern. Es handelt sich hierbei um eine reine Arbeitsplatzsoftware ohne Cloud Zugang.

Der Vorstand hat sich um die Registrierung von Zugängen zu folgenden Einrichtungen gekümmert:

Finanzen 2024

in 2024 wurden 2.325 € an den Haecksen e.V. gespendet. Außerdem hat der Verein 3.479 € an Zuschüssen für Projekte erhalten und das Guthabe des Projekt "Haecksen" beim Entropia e.V. wurde übergeben. Durch Workshops sind 400 € an Einnahmen erzielt worden.

Die komplette Auszahlung der Badge wurde erst in 2025 abgeschlossen.

Es wurden außerdem die Ausgaben der Assembly auf dem 37C3 beglichen.

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Projekte 2024

Es gab 2024 folgende Projekte mit Förderung durch den Verein:

Tätigkeitsbericht 2023

Ab 2023 wurde die Arbeit aufgenommen die Anmerkungen von den Notaren, Amtsgericht und Finanzamt aufzuarbeiten und die Anmeldung in Karlsruhe vorzubereiten. 

Es wurden Vereinbarungen mit dem Vorstand von Entropia zur Einrichtung der Haecksen im Hackspace in Karlsruhe getroffen.

Am 13.06.2023 wurde die Eintragung beim Amtsgericht Mannheim durch den Notar vorgenommen worden. Auch hier hat der Vorstand Anmerkungen mit notwendigen Änderungen erhalten. Gleichzeitig wurde die Kommunikation mit dem Finanzamt Karlsruhe  vorgenommen. Auch hier gab es gute und konstruktive Anmerkungen. 

Nach den Änderungen an der Satzung wurde zunächst der Antrag auf Anerkennung der Gemeinnützigkeit an das Finanzamt gestellt. Der Verein hat den Bescheid über die gesonderte Feststellung der Einhaltung der satzungsmäßigen Voraussetzungen nach § 60a Abs. 1 AO am 04.09.2023 erhalten.

Anerkennung der Gemeinnützigkeit vom Finanzamt Karlsruhe am 31.08.2023

Mit diesem Bescheid waren auch die Voraussetzungen für die Eintragung beim Amtsgericht Mannheim erfüllt. Die Eintragung ist am 04.01.2024 erfolgt.

Tätigkeitsbericht 2022

Der Verein wurde am 28.05.2022 in Hamburg gegründet.

Nach der Gründung hat sich der Vorstand um die Eintrag bei Amtsgericht und die Anerkennung der Gemeinnützigkeit bemüht. Dazu musste eine Notarkanzlei gefunden werden, die mit der Eintrag beauftragt wurde. Diese hat eine Vorprüfung der Satzung gemacht und Anmerkungen an den Vorstand mit notwendigen Änderungen gesendet. Dieser Prozess wurde so lange vorgenommen, bis die Satzung den notariellen Vorgaben entsprochen hat. 

Die geändert Satzung wurde dem Finanzamt Hamburg vorgelegt, die eine anwaltliche Beratung notwendig gemacht haben. Nach Beratung durch den Vorstand und den Mitgliedern, wurden entschieden, weitere Versuche in Hamburg aufzugeben und in Karlsruhe weiter zu machen.


Vorstandssitzungen 2024

Rechnungen - IN PROGRESS

Finanzstatus

Aufgaben für kommende Events

Versicherungen - ERLEDIGT

Telko 26.11.24

Wir reden über Rechnungen

Rechnungen brauchen Nummern.
Entweder wir geben einen Nummernkreis ans Projekt oder wir stellen die Rechnung.
Vermutlich dürfen auch Nichtmitglieder keine Rechnung stellen.

Wenn wir Rechnungen stellen würden, würden wir ein Formular in der Wolke online stellen.
Nach Ausfüllen des Formulars schickt dann eine Person vom Vorstand eine korrekte Rechnung mit eunzigartiger Rechungsnummer an die angegebene Stelle.
Dann haben wir immer die korrekte Rechnungsvorlage.

Wir sind uns aber nicht sicher, ob wir für solche Leistungen überhaupt Rechungen stellen können.

Anfrage: Homepage zur Suche von psychotherapeutischer Betreuung

Gynformation: Menschen können sich austragen lassen, es werden nur öffentliche Daten verwendet. Informationen sind keine Bewertung, weil schlechte Kritik führt maximal zur Runternahme von der HP. Damit entsteht kein Schaden für die Person.

Ziel der App: die API der Kassenärztlichen Bundesvereinigung Arztsuche 116117 basierend auf Standort und gewünschter Therapieform anzufragen und Ergebnisse in einer (für mich und eventuell auch für andere Menschen) angenehmen Liste sortiert nach Telefonzeiten anzuzeigen.
Datenschutz: IP-Adresse von der Seite
Adressen von Therapeu*innen
Mögliches Problem: Falls es Ärger gibt, kümmern wir uns um die Probleme?
Was ist das Problem überhaupt?

… vermutlich hat die App keine Probleme bis auf das übliche technische.

Ist die App auf fair use der Kass API abgedeckt? Wie wird die Software dann langfristig betrieben. Evtl besorgen wir/ die Adminen für einzelne Projekte VMs um die Projekte technisch zu separieren

Aus formalen Gründen: Einmal bitte durch das Plenum und den fair use absprechen.
Kosten sollten am Besten auch einmal auf dem Plenum genannt werden.

Wir sehen das als Piloten um auch technische Regeln für das Betreiben von solchen Projekten zu generieren. Es sollte Grenzen geben, wie lange wir ein ungepflegtes Projekt betreiben. Haecksen könnten solche Projekte auch übernehmen und betreuen und dabei Operations lernen.

Telko 12.10.24

Projektguthaben von Karlsruhe

ist gekommen. Wir haben so viel Geld wie vermutet.
Trööt auf mastodon und blue sky ist raus um die letzte Person, die uns einen Dauerauftrag auf Entropia eingerichtet hat und die wir nicht kennen, zu informieren.

Wir sind jetzt selbstständig.

Buchhaltung

Der Key ist gekommen. c_ristina richtet ein und läd es gerade in unsere Wolke hoch.
melzai kann es auch banana.ch

TODO:

Und dann können wir anfangen, Projekte zu tracken!

Versicherung

Es gibt Umsatzbereich für 5k, 10k, 20k Umsatz. 140 Euro bis 270 Euro.
2024 wären wir 5k, 2025 wären wir über 10 bis 20k.

Es gibt eine Selbstbeteiligung von 10% der Haftpflichtsumme.
Wir sind versichert auf 100 000 Euro. D.h. Schäden in diesem Bereich können uns bis zu 10 000 Euro kosten.
Veranstaltungsversicherung sichert keine Honorarausfälle ab. Könnte man extra abschließen kurz vor der Veranstaltung.

c_ristina fragt noch mal nach und schließt die Versicherung bei Bedarf ab.

Entscheidung Anpassung Impressum

Impressum wurde wie nachfolgend aktualisiert.

Zitat aus Ullis Pad:

überarbeitete Fassung des Impressums, Stand 9.10.2024
Impressum

Name des Anbieters:

Haecksen e.V.
Gewerbehof
Steinstraße 23
76133 Karlsruhe

Registergericht: Amtsgericht Mannheim
Registernummer: VR 703923

E-Mail: vorstand@haecksen.org

einzeln vertretungsberechtigt:
Agnes Meyder, Vorsitzende
Wiebke Willems, stellv. Vorsitzende
Cristina Heymann, Schatzmeisterin

Verantwortlich für den Inhalt:
Agnes Meyder, Adresse wie oben > [siehe unten Ziffer 3]

Urheberrecht

Die auf dieser Seite präsentierten Inhalte und Werke unterliegen dem deutschen Urheberrecht. Eine Vervielfältigung, Bearbeitung und Verwertung jeder Art bedarf der schriftlichen Zustimmung der Rechteinhaberinnen.
Haecksen e.V.
Kommentare Ulli

§ 5 TMG gibt es nicht mehr, die Regelung ist wortgleich nun in § 5 DDG zu finden. Die Norm selbst muss nicht angegeben werden, sie muss nur eingehalten werden. Um bei der nächsten Änderung des Gesetzes nichts tun zu müssen, würde ich die Norm nicht zitieren. Die Funktionsangaben habe ich an die Bezeichnungen in der Satzung angegelichen, das ist aber kein Muss. Wenn euch 1./2. Vorsitzende besser gefällt, ist das auch fein.

§ 55 Abs. 2 RStV gibt es nicht mehr, steht nun in § 18 Abs. 2 MStV. Auch hier ändert sich alle paar Jahre was, um nicht immer drauf achten zu müssen, würde ich die Norm nicht zitieren.

§ 18 Abs. 2 MStV verlangt, dass eine Person benannt wird, die für journalistisch-redaktionelle Inhalte verantwortlich ist und ggf. verklagt werden kann (Blogbeiträge etc.). In der Regel wird eine Person angegeben, die für alles belangt werden kann. Wenn nämlich mehrere Personen dort stehen, muss auch klar sein, für welchen Bereich oder welche Beiträge welche Person verantwortlich ist. Wenn da also einfach nur mehrer Personen ohne Konkretisierung stehen, liegt ein Verstoß gegen § 18 Abs. 2 MStV vor. Es wird dann gerade nicht das erreicht, was vom Gesetz vorgesehen ist. Die Person, die da steht, muss nicht im Vorstand sein.

Steuernummern müssen nicht angegeben werden. Nur wer eine UStID oder eine Wirtschaftsidentifikationsnummer hat, muss selbige Nummer angegeben. Da Steuernummern auch verwendet werden können, um beim FA Informationen zu erlangen, würde ich die nicht prominent ins Impressum schreiben. Über Gemeinnützigkeitsbescheide bekommt man die zwar auch, aber dann soll sich bitte jemand Mühe machen. ;.)

Nächste Telko

Rechnungen sauber stellen,
Informationsmail schreiben
Wiki aktualisieren

Nächste Telko entscheiden wir in der Mitte der Woche.

Telko 6.10.24

Teilnehmende: c_ristina, melzai, daswarkeinhuhn

Finanzen

Hetzner läuft bereits über unser Vereinskonto. Damit kann Entropia jetzt die Gelder zu uns schicken.

TODOs:

Buchhaltung

c_ristina hat die full edition von banana.ch für 153,51 gekauft mit allen Features.

Wenn der Produktkey da ist, telkolieren wir wieder um es gemeinsam aufzusetzen. Es ist wichtig, dass zwei das komplette Setup haben, um bei Krankheit verteten zu können.

Domains

AN sich sollten die bei uns sein, aber es kam keine Mail.

TODOs:

Entscheidung zur Sichtbarkeit der Satzung im Verein

Anscheinend ist sie noch nur für Haecksen einsehbar.
c_ristina schaut sich die Rechte an und hat vermutlich die Rechte angepasst.

Vereinsversicherung

https://pads.haecksen.org/feedback-vereinigkeiten# hat nichts weiter ergeben.
Vereinsversicherung- Vereinshaftpflicht, weil sie die Veranstaltungshaftpflicht für Veranstaltungen mit bis zu 1 000 Teilnehmenden.

TODOs:

Datenschutz in der Buchhaltung bei den Haecksen

Momentan ist die Wolke nicht verschlüsselt. Damit liegen die Kontodaten der Überweisenden unverschlüsselt auf dem Haecksen-Server.

Zu dem Ordner in der Wolke haben nur die Mitglieder des Vorstandes Zugriff. Zu den Basisdaten in der Wolke haben auch alle Personen Zugriff, die direkten Zugriff auf den Server haben. Das sind um die 10 Personen.

Wir halten momentan die Kosten-Nutzen-Abwägung für ausreichend um die Kontodaten weiterhin unverschlüsselt in die Wolke zu legen.
Wir würden eine Verschlüsselung von zum Beispiel dem Ordner schätzen, sehen aber Schwierigkeiten bei der praktischen Durchführung.

TODOs:

Spendenquittungen und Barkasse

Spendenquittung sollten wir wohl mal als nächstes kurz überlegen bei Bedarf.
Bareinzahlungen machen wir momentan auch nicht. Sollte nur gegen Quittung ermöglicht werden.

Hut-Badge (momentane Anfrage der Haecksen aus München)

Projektgelder benötigen in der Buchhaltung ihre eigene Nummer.
Tinoca schlägt vor, die Kostenart einzigartig für das Projekt zu machen. Damit kann man Buchungen zusammensammeln.

D.h. wir brauchen eine Projektliste mit Nummer, Zweck, Ansprechpartner (mind 1).
Wir hätten auch gerne einen Einseiter pro Projekt im Wiki.
Bei Einreichung von Rechnungen, bitte einmal die Projektnummer drauf schreiben.

Evtl gibt es ein Projektkonzept in banana.ch

8.9.2024

Infomail für Rückmeldungen

Liebe Haecksen,

wir möchten euch hiermit zwei organisatorische Dinge erklären und um Rückmeldung zu bitten.

Veranstaltungshaftpflicht
Wir sollen als Verein eine Vereinshaftpflicht mit einer Veranstaltungshaftpflicht abschließen. Eine solche Haftpflicht schützt uns als Verein zum Beispiel vor Schadensersatzforderungen. Die Veranstaltungshaftpflicht schützt uns vor Schadensersatzforderungen, die im Kontext einer Veranstaltung auftreten können.
Unsere Recherche hat ergeben, dass wir bei dem Mieten eines Ortes für unsere Konferenz in 2025 eine solche Versicherung nachweisen müssen um erfolgreich die Vermietung durchführen zu können.
Deswegen müssen wir die Verträge bis Ende 2024 abgeschlosseen haben.
Unser Vorschlag ist es, die Vereinsversicherung von provinzial für ca 200 Euro im Jahr abzuschließen. Diese inkludiert eine Veranstaltungshaftpflicht für bis zu 1000 Besuchende. Wir würden uns damit einer Entscheidung eines anderen Vereins anschließen.
Sollten wir dabei noch was bedenken? Könnt ihr uns andere empfehlen?

Buchhaltung
Wir müssen als Verein eine saubere Buchhaltung aufbauen. Dabei haben wir ein Tool namens banana.ch gefunden, welches mehrere positive Eigenschaften hat und bei einem uns bekannten Verein seit mehreren Jahren in Verwendung ist.

Wir freuen uns über eure Rückmeldungen via diesem Pad https://pads.haecksen.org/feedback-vereinigkeiten#.

Wenn ihr mithelfen wollt, solche Entscheidungen mit uns vorzubereiten, dann kommt gerne in #vereinigkeiten vorbei.

Vielen Dank für eure Rückmeldungen!

c_ristina, melzai, Tinoca

Domaintransfer fast fertig

Letzter Schritt: nomade muss den technischen Transfer bestätigen.

Rückblende: Die Domains liegen dort schon seit den 90gern. Der Server lag dort nie. Wir haben momentan keine formale Grundlage, warum die Domains dort liegen, sie müssen da aber nicht weg.

Beschluss:
Wir sollten aber eine formale Grundlage dafür schaffen, um zum Beispiel verlässliche Ansprechspartner*innen zu haben.
Technischen Zugriff haben karo/mapc und ich. Wir sollten sicherstellen, dass der Zugriff für die Backend-Adminen und dem Vorstand möglich ist.

weitere Infos für Versicherung von c_ristina

Haecksen Guthaben bei Entropia

Kontoauszüge verschlüsseln

29.08.24 19:00

Demo von banana.ch durch Xian

Allgemeine Infos

Vereinshaftpflicht

Hetzner Bankverbindung ändern

22.08.24 19:30

c_ristina, melzai

Versuch des Logins in Hetzner um die Bankverbindung zu ändern

Leider haben wir doch nicht die Logindaten. melzai hat mapc darum gebeten.

Domainumzug

melzai hat BT noch einmal angeschrieben mit admin@ und vorstand@ im CC um den Umzug der Domains zu organisieren.

Umstrukturierung der WikiSeite Finanzen

https://wiki.haecksen.org/books/verein/chapter/finanzen

Evaluation von Banana.ch

Transaktionen importieren https://www.banana.ch/doc/en/node/2795
70 CHF pro Jahr, Euro ähnlich
Standalone, lokale Java Exec.

Interaktiver Termin mit Xian wird von melzai organisiert.

Veranstaltungshaftpflicht

Muss bis zum 3.1.25 nachweißbar sein wegen Miete von z.B. Raum in HH für Konferenz.

Was hat das Easterhegg? Einmal janepie in Richtung MiGri fragen! melzai macht das.

14.5.24 19 Uhr

c_ristina, melzai, waldwesen

Termin der MV

MV 29.6.2024 11 Uhr
3 Ja-Stimmen, 0 Enthaltungen, 0 Nein-Stimmen.

Tagesordnung

3 Ja-Stimmen, 0 Enthaltungen, 0 Nein-Stimmen.

Vorbereitung der Buchprüfung

Es gab ein bischen Einnahmen und ein bischen Ausgaben da es Kontoführungsgebühren in 2024 gab.
Buchprüfung nur für abgeschlossene Kalenderjahre? Helena fragen, da Helena schon einige Buchprüfungen hatte.

Tinoca und Helena müssen informiert werden und einen formalen Bericht abgeben.

c_ristina pingt naerrin und Tinoca an.

Vorstandswahl

Wer steht für den nächsten Vorstand zur Verfügung?

Wir wären bereit zu rotieren, waldwesen tritt nicht mehr an.
waldwesen informiert #vereinigkeiten darüber und setzt das Nominierungspad auf.

Steuererklärung 2023

Wer muss das Elstar-Formular ausfüllen?
c_ristina schaut sich das Formular an und entscheidet dann, welche Unterstützung sie braucht.
Bitte Recherchelinks in #vereinigkeiten werfen. Viele werden dann helfen, die Aufgabe besser zu verstehen.

Besprechung Finanzen 2024

https://pads.haecksen.org/spendenaufruf-2024#

Veröffentlichung macht waldwesen auf dem Haecksen-Blog.
c_ristina hilft beim social media.

melzai schickt Mail an Entropia um die Gelder anzufragen.

Besprechung Buchhaltung

TODO Recherche der Tools nach MV.
What is the hot shit right now?
waldwesen fragt Lucas.
melzai fragt xian.

Sonstiges

13.3.24 19 Uhr

c_ristina, melzai, Mika (Gast)
Start: 19:10, Ende: 20:00