Plenumstruktur(en)

Info: Wie bei Entscheidungsprozessen vorzugehen ist wird im nänächsten Abschnitt ausfüausführlicher beschrieben.

Wichtige Links

• Link zu Plenumspad-Template
• Link zu AnküAnkündigungsmail-Template (dies ist nur eine Empfehlung)

Plenum

Terminfindung

• Das Plenum findet seit 2024 regelmäßregelmäßig statt.
  • Wir starten quartalweise mit: Februar, Ende April, Ende August, November.
• Der genaue Zyklus (trimestrisch/quartalsweise) sowie Datum sind den Bedarfen und MöMöglichkeiten entsprechend anzupassen.
• Termine finden am Wochenende, typischerweise Samstags z.B. um 17h in Ada statt.
• Warum regelmäßregelmäßig, statt wie zuvor bedarfsorientiert?
  • Pro: Die Haecksen-Community ist zu großgroß geworden, um keine RegelmäßRegelmäßigkeit zu haben.
  • Pro: Auf welchem anderen Weg sollte ein Bedarf nach einem Plenum sonst angeküangekündigt werden?
  • Kontra: Durch RegelmäßRegelmäßigkeit entsteht Gewohnheit und dadurch Trivialisierung des Plenums. Wunsch: Kein Plenum des Plenums wegen!

Moderation und Verantwortlichkeiten (HüHüte)

Die Rollen/HüHüte sollten idealerweise rotieren. HüHüte werden aktiv füfür das nänächste Plenum vergeben (basierend auf Freiwilligkeit).

Hut: Moderation

• Moderation beinhaltet nicht die technische Raummoderation (BBB-Mod) sondern meint die Plenums-Moderation (““durch das Plenum führen”führen”, inhaltlich strukturieren, RedebeiträRedebeiträge, Zeit einhalten, usw.).
• Die moderierende Person bereitet sich (auch inhaltlich) vor dem Plenum darauf vor, verschafft sich einen ÜÜberblick üüber Themen sowie einen groben Plan füfür AbläAbläufe und Zeitslots füfür TOPs im Plenumspad.
  • Hauptthemen mit PrioritäPriorität sind großgroße TOPs oder Dringliches.
  • Zeitliche Sortierung der TOPs nach Wichtigkeit/Dringlichkeit.
• Die Person moderiert das Plenum unter Beachtung des Code of Conducts und der hier beschriebenen Vorgehensweisen und Entscheidungsprozesse.
• Am Ende eines Plenums:
  • Der nänächste Termin wird gesucht/festgelegt.
  • HüHüte werden aktiv neu verteilt, idealerweise an andere Personen.

UnterstüUnterstützung der Moderation

• Der Moderationshut bedeutet nicht, alleine gelassen zu werden mit schwierigen Themen oder Situationen. Bei Bedarf (z.B. ÜÜberforderung) darf spontan von langjälangjährigen/erfahrenen Haecksen unterstüunterstützt werden.

Offen: Derzeit existiert kein LöLösungsansatz füfür potentielles Fehlverhalten von langjälangjährig aktiven Personen, die einen hohen Status innerhalb der Community haben. Sollten sich diese Personen z.B. auch in der Moderationsrolle nicht gut verhalten, stellen sowohl der ÜÜberraschungsfaktor sowie der geforderte Mut füfür die erwüerwünschte Intervention aller anderen Haecksen eine Herausforderung dar.

Hut: Plenumsorga

• Falls der Termin noch nicht im Kalender steht: eintragen (lassen).
• Person erstellt rechtzeitig ein neues Plenumspad (anhand der Vorlage) füfür das nänächste anstehende Plenum, stellt die Einstellungen auf “freely”“freely” (bzw. so, dass kein Login erforderlich ist zum Schreiben).
• Person gibt Termin des nänächsten Plenums sowie aktuellen Padlink mit viel Vorlauf (mind. 2-4 Wochen) zum nänächsten Termin üüber die Mailingliste (ML) sowie üüber den #announce Channel im Rocket bekannt. Es gibt einen Formulierungsvorschlag, der jedoch nicht verwendet werden muss, solange die wichtigsten Informationen (mindestens zweisprachig) vorhanden sind (siehe Mailvorlage).
• Falls die ErstanküErstankündigen viele Wochen/Monate zuvor erfolgte, empfiehlt es sich, ca. 2 Wochen vor dem Plenum einen Reminder zu verschicken (per Mailingliste & Rocketchat).
• ErfahrungsgemäßErfahrungsgemäß helfen viele Haecksen beim Protokollieren mit, jedoch ist es Aufgabe des Orga-Hutes sicherzustellen, dass die wichtigsten Punkte sowie Ergebnisse/Fazite der TOPs festgehalten werden. Die Person hat keine Entscheidungshoheit üüber das Protokoll.
• Nach dem Plenum überträüberträgt die Person das Protokoll ins Wiki in den internen Bereich ““Haecksen Internes > Plenum”” und lölöscht anschließanschließend das Pad.

Plenumspad

• Ein leicht zugäzugängliches Pad (ohne Login-Wall) ist vorhanden und wird rechtzeitig bekanntgegeben.
• Die Struktur des Pads orientiert sich an der Vorlage.
• Alle Haecksen düdürfen ihre Themen eintragen. Eintragung nur mit Nennung von Ownership der Themen.
  • Bei (geplanter) Abwesenheit der ownenden Person wäwährend eines Plenums: Owner*in bereitet einen vorlesbaren Text vor mit entsprechendem Hinweis auf Abwesenheit. Ownership/Ansprechperson muss trotzdem benannt werden.
• Alle TOPs mümüssen mit Ownership eingetragen werden. Tops ohne Ownership werden vertagt oder verworfen.

DurchfüDurchführung Plenum / Plenumsablauf

• Der Zeitrahmen von max. 90 Minuten wird strikt eingehalten, ggf. werden Themen bzw. das Plenum abgebrochen. Noch offene Themen werden vertagt. Grobe Orientierung eines typischen Ablaufes:
  • 5min Ankommen
  • 5min Grundlegendes erkläerklären (CoC, wer moderiert, Protokoll, Ablegen im Wiki …… siehe Template-Vorlage)
  • max. 50-60min Haupt-TOPs, z.B. Dringliches, Entscheidungsthemen
  • max. 20-30min kleinere Themen/Sonstiges
  • …… was zeitlich nicht mehr passt, wird vertagt und rutscht beim nänächsten Plenum in der Priorisierung nach oben.
• BegrüBegründung Zeitgrenze: 90 Minuten ist der kleinste gemeinsame Nenner, um allen BedüBedürfnissen gerecht zu werden. Manche Personen bevorzugen klare Planbarkeit, andere haben keine sehr lange Aufmerksamkeitsspanne oder Kraftreserven füfür lange Meetings. Zeitlich ausufernde Plenen sind daher zu vermeiden.
• Sollten sehr viele Themen aufgefüaufgeführt sein, mümüssen wichtige Themen priorisiert, aber trotzdem kurz gehalten werden, um mömöglichst ausreichend Raum auch füfür andere Themen zu lassen. Falls es nicht anders geht, mümüssen unwichtigere / weniger dringliche Themen vertagt werden.