Plenumstruktur(en)

Info: Wie bei Entscheidungsprozessen vorzugehen ist wird im nächstennächsten Abschnitt ausführlicherausführlicher beschrieben.

Wichtige Links

• Link zu Plenumspad-Template
• Link zu Ankündigungsmail-Ankündigungsmail-Template (dies ist nur eine Empfehlung)

Plenum

Terminfindung

• Das Plenum findet seit 2024 regelmäßigregelmäßig statt.
  • Wir starten quartalweise mit: Februar, Ende April, Ende August, November.
• Der genaue Zyklus (trimestrisch/quartalsweise) sowie Datum sind den Bedarfen und MöglichkeitenMöglichkeiten entsprechend anzupassen.
• Termine finden am Wochenende, typischerweise Samstags z.B. um 17h in Ada statt.
• Warum regelmäßig,regelmäßig, statt wie zuvor bedarfsorientiert?
  • Pro: Die Haecksen-Community ist zu großgroß geworden, um keine RegelmäßigkeitRegelmäßigkeit zu haben.
  • Pro: Auf welchem anderen Weg sollte ein Bedarf nach einem Plenum sonst angekündigtangekündigt werden?
  • Kontra: Durch RegelmäßigkeitRegelmäßigkeit entsteht Gewohnheit und dadurch Trivialisierung des Plenums. Wunsch: Kein Plenum des Plenums wegen!

Moderation und Verantwortlichkeiten (Hüte)Hüte)

Die Rollen/HüteHüte sollten idealerweise rotieren. HüteHüte werden aktiv fürfür das nächstenächste Plenum vergeben (basierend auf Freiwilligkeit).

Hut: Moderation

• Moderation beinhaltet nicht die technische Raummoderation (BBB-Mod) sondern meint die Plenums-Moderation (““durch das Plenum führen”führen”, inhaltlich strukturieren, Redebeiträge,Redebeiträge, Zeit einhalten, usw.).
• Die moderierende Person bereitet sich (auch inhaltlich) vor dem Plenum darauf vor, verschafft sich einen ÜberblickÜberblick überüber Themen sowie einen groben Plan fürfür AbläufeAbläufe und Zeitslots fürfür TOPs im Plenumspad.
  • Hauptthemen mit PrioritätPriorität sind großegroße TOPs oder Dringliches.
  • Zeitliche Sortierung der TOPs nach Wichtigkeit/Dringlichkeit.
• Die Person moderiert das Plenum unter Beachtung des Code of Conducts und der hier beschriebenen Vorgehensweisen und Entscheidungsprozesse.
• Am Ende eines Plenums:
  • Der nächstenächste Termin wird gesucht/festgelegt.
  • HüteHüte werden aktiv neu verteilt, idealerweise an andere Personen.

UnterstützungUnterstützung der Moderation

• Der Moderationshut bedeutet nicht, alleine gelassen zu werden mit schwierigen Themen oder Situationen. Bei Bedarf (z.B. Überforderung)Überforderung) darf spontan von langjährigen/langjährigen/erfahrenen Haecksen unterstütztunterstützt werden.

Offen: Derzeit existiert kein LösungsansatzLösungsansatz fürfür potentielles Fehlverhalten von langjähriglangjährig aktiven Personen, die einen hohen Status innerhalb der Community haben. Sollten sich diese Personen z.B. auch in der Moderationsrolle nicht gut verhalten, stellen sowohl der ÜberraschungsfaktorÜberraschungsfaktor sowie der geforderte Mut fürfür die erwünschteerwünschte Intervention aller anderen Haecksen eine Herausforderung dar.

Hut: Plenumsorga

• Falls der Termin noch nicht im Kalender steht: eintragen (lassen).
• Person erstellt rechtzeitig ein neues Plenumspad (anhand der Vorlage) fürfür das nächstenächste anstehende Plenum, stellt die Einstellungen auf “freely”“freely” (bzw. so, dass kein Login erforderlich ist zum Schreiben).
• Person gibt Termin des nächstennächsten Plenums sowie aktuellen Padlink mit viel Vorlauf (mind. 2-4 Wochen) zum nächstennächsten Termin überüber die Mailingliste (ML) sowie überüber den #announce Channel im Rocket bekannt. Es gibt einen Formulierungsvorschlag, der jedoch nicht verwendet werden muss, solange die wichtigsten Informationen (mindestens zweisprachig) vorhanden sind (siehe Mailvorlage).
• Falls die ErstankündigenErstankündigen viele Wochen/Monate zuvor erfolgte, empfiehlt es sich, ca. 2 Wochen vor dem Plenum einen Reminder zu verschicken (per Mailingliste & Rocketchat).
• ErfahrungsgemäßErfahrungsgemäß helfen viele Haecksen beim Protokollieren mit, jedoch ist es Aufgabe des Orga-Hutes sicherzustellen, dass die wichtigsten Punkte sowie Ergebnisse/Fazite der TOPs festgehalten werden. Die Person hat keine Entscheidungshoheit überüber das Protokoll.
• Nach dem Plenum überträgtüberträgt die Person das Protokoll ins Wiki in den internen Bereich ““Haecksen Internes > Plenum”” und löschtlöscht anschließendanschließend das Pad.

Plenumspad

• Ein leicht zugänglicheszugängliches Pad (ohne Login-Wall) ist vorhanden und wird rechtzeitig bekanntgegeben.
• Die Struktur des Pads orientiert sich an der Vorlage.
• Alle Haecksen dürfendürfen ihre Themen eintragen. Eintragung nur mit Nennung von Ownership der Themen.
  • Bei (geplanter) Abwesenheit der ownenden Person währendwährend eines Plenums: Owner*in bereitet einen vorlesbaren Text vor mit entsprechendem Hinweis auf Abwesenheit. Ownership/Ansprechperson muss trotzdem benannt werden.
• Alle TOPs müssenmüssen mit Ownership eingetragen werden. Tops ohne Ownership werden vertagt oder verworfen.

DurchführungDurchführung Plenum / Plenumsablauf

• Der Zeitrahmen von max. 90 Minuten wird strikt eingehalten, ggf. werden Themen bzw. das Plenum abgebrochen. Noch offene Themen werden vertagt. Grobe Orientierung eines typischen Ablaufes:
  • 5min Ankommen
  • 5min Grundlegendes erklärenerklären (CoC, wer moderiert, Protokoll, Ablegen im Wiki …… siehe Template-Vorlage)
  • max. 50-60min Haupt-TOPs, z.B. Dringliches, Entscheidungsthemen
  • max. 20-30min kleinere Themen/Sonstiges
  • …… was zeitlich nicht mehr passt, wird vertagt und rutscht beim nächstennächsten Plenum in der Priorisierung nach oben.
• BegründungBegründung Zeitgrenze: 90 Minuten ist der kleinste gemeinsame Nenner, um allen BedürfnissenBedürfnissen gerecht zu werden. Manche Personen bevorzugen klare Planbarkeit, andere haben keine sehr lange Aufmerksamkeitsspanne oder Kraftreserven fürfür lange Meetings. Zeitlich ausufernde Plenen sind daher zu vermeiden.
• Sollten sehr viele Themen aufgeführtaufgeführt sein, müssenmüssen wichtige Themen priorisiert, aber trotzdem kurz gehalten werden, um möglichstmöglichst ausreichend Raum auch fürfür andere Themen zu lassen. Falls es nicht anders geht, müssenmüssen unwichtigere / weniger dringliche Themen vertagt werden.