How to Haecksen Geekend

Geekend 

Ein internes Treffen an einem realen Ort. Sie dienen meist zur inhaltlichen Arbeit. Geekends werden vom CCC e.V. sofern ausreichend vorher angefragt finanziell unterstützt. Grundsätzlich gilt für alle so unterstützen Treffen dass ca. die Hälfte der Gelder von der veranstaltenden Gruppe beigetragen werden sollte.

Haecksen-Geekend

Wir haben seit mehreren Jahren einmal oder zwei mal im Jahr Geekends. Häufig besprechen wir vormittags organisatorische Dinge, nachmittags gibt es Workshops und abends eine soziale Aktivität. Wir benutzen meistens Räumlichkeiten von befreundeten CCC-Erfas, die uns die exklusive Nutzung von Freitag bis Sonntag kostenfrei überlassen.

Typische Struktur

Freitag Abend Abendessen um 6 für diejenigen, die bereits anreisen konnten, danach loses Zusammensitzen

Samstag: Frühstück, 1.5h plus 1.5 Workshop, 2h Mittagessen, 2h Workshop, 2h Workshop, Abendessen, soziale Aktivität.

Sonntag: Frühstück, 1.5h Workshop, 1h Feedback-Runde. Abreise von 12 bis 15 Uhr.

Details zur Finanzierung

Es ist angenehmer für alle Beteiligten, wenn der CCC e.V. die Übernachtungskosten als Summe direkt an das Hostel überweist. Hotelübernachtungen wie auch Doppel- oder Einzelzimmer werden normalerweise vermieden zu bezahlen. Habt ihr einen solchen Bedarf, solltet ihr selbst buchen. Ausnahmen sind gesundheitliche Gründe.

Bahnfahrten werden bei Bedarf traditionellerweise von den Haecksen übernommen, da hier die individuelle Erstattung aufwändiger sein kann. Menschen in Ausbildung, Studierende, Menschen mit Sozialhilfe oder einem ähnlich niedrigem Einkommen sehen wir als unterstützungswürdig an. Bitte meldet euren Bedarf im Fragebogen an. Belege möchten wir darüber explizit nicht sehen und Begründungen nicht hören. Bitte bucht eure Tickets dann möglichst früh, um unser Budget klein zu halten. Bis jetzt hatten wir noch nie zu viele Anfragen. Geht also davon aus, dass wir euch unterstützen können oder sehr frühzeitig einen öffentlichen Spendenaufruf machen werden.

Geekend-Fragebogen

Der Fragebogen zur Anmeldung sollte enthalten:

• Nickname
• Kontaktmailadresse und Rocket Chat Nick
• Geplante Anreise, Abreise
• Teamzugehörigkeit bei den Haecksen für die Planung der parallelen Workshops
• Thema des eigenen Workshops falls die Person einen mitbringen möchte
• Übernachtung selbst organisiert oder im 4- oder 8-Bett-Zimmer im Hostel?
• Nahrungsmittelunverträglichkeiten (Freitext)
• Bedarf an Unterstützung für Reisekosten plus Freitext
• Bedarf an Unterstützung für Verpflegung plus Freitext
• Ein Freitext für Sonstiges

Orga-Aufgaben

Vor dem Geekend:

• Enge einen Termin für das Geekend ein
• Frage einen Hackspace mit vernünftiger Fernverkehranbindung und Hostels für Unterstützung an

Nach der Bestätigung:

• Umfrage wieviele Haecksen ungefähr kommen
• Anfrage an CCC e.V. zur Übernahme der Geekend-Kosten anteilig. Bevorzugt sind das die Übernachtungskosten in einem Hostel.
• Vorreservierung von einer gewissen Menge an Betten
• Entstehung Team Verpflegung und Team Zeitplan
• Veröffentlichung Umfrage Geekend
  
• Finalisierung Verpflegung, Zeitplan der Workshops, Abstimmung mit Hackspace um Schließrechte zu erhalten

Nach dem Geekend

• Letzter Tag des Geekends: Ausstellung der Rechnung des Hostels auf die Adresse vom CCC e.V., direkt am letzten Tag des Geekends digitalisieren und an schatzmeister@ccc.de mailen damit diese innerhalb einer Woche die Rechnung begleichen.
• Woche nach dem Geekend: Einsammeln per Mail aller zu erstattender (Bahn-)Tickets plus IBAN der Personen. Überweisung der Gelder. Die Personen sollten am Besten schon Sonntag Abend bei Ankunft direkt die Fotos der Tickets mailen.