Außerordentliche Mitgliederversammlung 25.05.2025

Haecksen e.V.
Gewerbehof
Steinstraße 23
76133 Karlsruhe

Tagesordnungspunkte:

Nach erfolgter Einladung (mit Tagesordnung, am 28.04.2025) kamen am 25.05.2025 um 18:08 Uhr 13 Vereinsmitglieder online im BBB Raum Mary zusammen.

Die Tagesordnungspunkte wurden durch BBB-Tool einstimmig angenommen.

Weitere Versammlungspunkte konnten per Wortmeldung eingereicht werden, darauf wurde seitens der Mitglieder verzichtet.

Besprochene Inhalte zur Versammlung:

TOP 1 - Begrüßung durch die Vorstandsvorsitzende

Der Vorstand begrüßt die Anwesenden. Außerdem werden die Anwesenden kurz über die Arbeit als Vorstand informiert und zur Aufstellung für diese Posten ermutigt.

TOP 1.1. - Wahl der Versammlungsleitung und der Protokollführung

Mit Einverständnis aller Anwesenden übernahm xxx die Versammlungsleitung und xxx die Protokollführung.

TOP 2 - Rechenschaftsbericht der Vorsitzenden

Die letzte MV fand am 26.6.2024 statt. Protokoll ist hier:
Der vollständige Jahresbericht für 2024 findet ihr im Wiki hier: https://wiki.haecksen.org/books/verein/page/tatigkeitsbericht-2024 Vielen Dank an c_ristina für das Verfassen des Berichtes!

Es wurde ein Notar mit der Eintragung beim Amtsgericht Mannheim ist am 04.01.2024 beauftragt, nach Bestätigung der Gemeinnützigkeit vom Finanzamt Karlsruhe.

Die Registrierung beim Transparenzregister wurde am 18.01.2024 vorgenommen.

Das Konto wurde am 03.05.2024 bei der Skatbank eingerichtet. Der Vorstand hat Einsicht in das Konto und es wurde von der Schatzmeisterin ein Onlinebanking Zugang eingerichtet.

Im August wurden die projektbezogenen Spenden für die Haecksen vom Entropia e.V. auf das Haecken eigene Konto überwiesen. Damit startet der Verein mit einem Spenden Guthaben von 1.676,02 €. Außerdem haben wir den Hetzner Vertrag für den Server übernommen. Dadurch enstehen Stand heute Fixkosten von 60,75 € im Monat.

Am 29.06.2024 hat die ordentliche Mitgliederversammlung stattgefunden. Das Protokoll ist hier https://wiki.haecksen.org/books/verein/page/ordentliche-mitgliederversammlung-2962024 einsehbar.

Das Anti-Stalking Team hat Workshops für Frauenhäuser und ähnlichen Initiativen angeboten. Die Einnahmen aus diesen Workshops gingen direkt an den Haecksen Verein.

Das Badge Team hat einen Workshop für eine Haecksen Badge für den 38C3 geplant und durchgeführt. Die Kosten für das Material wurden durch CCC e.V. gefördert und über Haecksen e.V. abgewickelt. (2025: Für die CFC haben wir einen ähnlich laufenden Vertrag geschlossen.)

In Vorbereitung auf die Chaos Feminist Convention wurde eine Förderung beim CCC e.V. beantragt. Davon sollen die festen Kosten der Veranstaltung abgesichert werden, wie Miete und Logistik. Der Rest der Kosten soll durch den Verkauf von Tickets abgedeckt werden. (2025: Wir haben die Förderung erfolgreich bekommen und die Tickets für die CFC sind ebenfalls im ausreichenden Maße verkauft.)

Der Verein hat eine Vermögenshaftpflicht bei der Provinzial abgeschlossen. Die Kosten hierfür sind 148,69 jährlich. Das entspricht der kleinsten Police in dem Bereich, was den aktuellen Bedarf des Vereins deckt. (2025: Wir haben der Provinizial die Erhöhung unseres Umsatzes wegen der CFC mitgeteilt und sind weiterhin versichert.)

Für die Buchhaltung wurde eine Banana Lizenz gekauft. Die Kosten hierfür sind 153,51 jährlich. Die Software soll die Einhaltung der Standards für Buchhaltung und Berichtwesen erleichtern. Es handelt sich hierbei um eine reine Arbeitsplatzsoftware ohne Cloud Zugang. Stattdessen führen wir unsere Buchhaltung in unserer Haecksen-Nextcloud in einem zugangsbeschränkten Ordner. Dieser Ordner beinhaltet die Buchhaltungsdatei des Jahres sowie in einem relativ dazu liegenden Verzeichnis alle Belege.

Der Vorstand hat sich um die Registrierung von Zugängen zu folgenden Einrichtungen gekümmert:

ELSTER
Transparenzregister

Wir werden in 2025 unsere erste Steuererklärung machen müssen. Alle notwendigen Dokumente haben wir bereits generiert.

Finanzen 2024

in 2024 wurden 2.325 € an den Haecksen e.V. gespendet. Außerdem hat der Verein 3.479 € an Zuschüssen für Projekte erhalten und das Guthabe des Projekt “Haecksen” beim Entropia e.V. wurde übergeben. Durch Workshops sind 400 € an Einnahmen erzielt worden.

Die komplette Auszahlung der Badge wurde erst in 2025 abgeschlossen.

Es wurden außerdem die Ausgaben der Assembly auf dem 37C3 beglichen.

Es gab 2024 folgende Projekte mit Förderung durch den Verein:

Assembly 38C3 (Sticker)
Badge (Förderung: 1.674 €)
Chaos Feminist Convention (Förderung wurde beantragt)

TOP 3 - Rechenschaftsbericht der Schatzmeister*in

Einnahmen

In 2024 haben wir unsere Projektförderung von Entropia in Karlsruhe erhalten und zwei Projektförderungen vom CCC zum einen für die muc Haecksen Badge sowie die Chaos Feminist Convention 2025 erhalten. Außerdem haben wir noch die überbleibenden Gelder aus der Gruppe der Verpflegung vom CCCamp 2023 namens “Moin Küche” erhalten. Der Betrag war zu niedrig, um sie an die einzelnen Teilnehmenden zurück zu zahlen. Alle diese Posten wurden unter “Zuschüsse” verbucht.

Im wirtschaftlichen Zweckbetrieb erhalten wir für die Durchführung von Workshops Honorare.

Wir erheben keine Mitgliederbeiträge. Es gibt nur 17 offizielle Mitglieder.

In 2024 wurden 2.325 € direkt an den Haecksen e.V. gespendet.

Außerdem hat der Verein 3.479 € an Zuschüssen für Projekte vom CCC e.V. erhalten.

Das Projektguthaben in Höhe von 1.676,02 € des Projekt “Haecksen”, dass bis Mitte 2024 beim Entropia e.V. geführt wurde, wurden am 14.10. an den Haecksen Vereine übergeben.

Durch Workshops sind 400 € an Einnahmen erzielt worden.

Ausgaben

Wir betreiben einen Server (siehe Konto “Website”), bezahlen unsere Bankgebühren. Wir finanzieren jedes Jahr für den Congress etc eine gewisse Menge an Stickern (siehe Konto “Werbung”).

Der Hetzner Server wird ab dem 18.09.2024 vom Verein getragen. Davor wurde der Server vom Projekt “Haecksen” von Entropia bezahlt.

Zusätzlich geben wir projektspezifisch Gelder an die muc Haecksen für die Badge.

Bei Bedarf würden wir Reisebeihilfe geben, was aber in 2024 nicht passiert ist.

Die komplette Auszahlung der Badge wurde erst in 2025 abgeschlossen.

Es wurden außerdem die Ausgaben der Assembly auf dem 37C3 beglichen.

TOP 4 - Bericht der Kassenprüfer*innen

Kassenprüfung war zufriedenstellend, es ist alles stimmig.
Es wurden alle Belege, Buchungen, Kontoauszüge und GuV eingesehen.
Die Ausgaben waren im Sinne des Vereins.
Es wird um die Einführung von Belegnummern gebeten, es sollte zukünftig klar sein, welche Periode betroffen ist und wann Belege eingereicht wurden.
Es gab einen Beleg der keine Rechnung sondern eine Bestellung war. Die Rechnung wurde bei der Person noch einmal angefragt.
Es fehlt die Versicherungspolice der Versicherung obwohl wir alle Daten haben. Die Versicherung wurde zur Klärung kontaktiert.

TOP 5 - Aussprache zu den Berichten

Wortmeldungen: keine

Rückfragen:

Welcher Zeitraum wurde von der Kassenprüfung geprüft?
- Antw.: das Jahr 2024
Welche Ausgaben wurden bis jetzt im laufenden Jahr 2025 getätigt?
- Miete CFC-Location
- Miete Server (laufend)
- ansonsten nur Kleinigkeiten
- Das Gros der CFC-Ausgaben kommt erst noch, bis jetzt wurde deutlich mehr (durch Tickets) eingenommen

TOP 6 - Entlastung des Vorstandes

Abstimmung per BBB-Tool, ob die Entlastung der Vorstands per BBB-Tool abgestimmt werden soll:
Ja: 12
Nein: 0
Enthaltung: 1

Abstimmung per BBB-Tool, ob der Vorstand für das Jahr 2024 entlastet wird:
Ja: 9
Nein: 0
Enthaltung: 4

Der Vorstand ist einstimmig entlastet, keine Gegenstimmen.

TOP 7 - Wahl eines Wahlvorstandes

xxx stellt sich als Wahlvorstand zur Verfügung.

Abstimmung per BBB-Tool, ob xxx den Wahlvorstand übernehmen soll:
Ja: 12
Nein: 0
Enthaltung: 1

xxx wurde einstimmig zum Wahlvorstand gewählt, es gab keine Gegenstimmen.

TOP 7.1 - Wahlverfahrenn

Abstimmung per BBB-Tool, ob die Wahl des Vorstands per BBB-Tool abgestimmt werden soll:
Ja: 13
Nein: 0
Enthaltung: 0