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Vorstandssitzungen 2024

Rechnungen - IN PROGRESS

Finanzstatus

  • aktueller Stand
  • kommende Ausgaben
  • Fixkosten
  • Stand Übergabe Entropia
  • …

Aufgaben für kommende Events

  • Stand Raum Mieten
  • Projektanträge (z.B. Förderung HH Behörde)
  • …

Versicherungen - ERLEDIGT

Telko 26.11.24

Wir reden über Rechnungen

Rechnungen brauchen Nummern.
Entweder wir geben einen Nummernkreis ans Projekt oder wir stellen die Rechnung.
Vermutlich dürfen auch Nichtmitglieder keine Rechnung stellen.

Wenn wir Rechnungen stellen würden, würden wir ein Formular in der Wolke online stellen.
Nach Ausfüllen des Formulars schickt dann eine Person vom Vorstand eine korrekte Rechnung mit eunzigartiger Rechungsnummer an die angegebene Stelle.
Dann haben wir immer die korrekte Rechnungsvorlage.

Wir sind uns aber nicht sicher, ob wir für solche Leistungen überhaupt Rechungen stellen können.

  • Wir fragen jetzt bei den Haecksen ob eine Person sich mit Vereinen und Rechnungen auskennt.
  • Wir fragen princess ob der CCCS gemeinnützig ist? Wenn nicht, darf der viele Dinge tun, die wir nicht tun können.
    • CCCS ist nicht gemeinnüztig.
  • Letzter Schritt bei Bedarf: Wir investieren in eine Steuerberatungsperson um die Frage final beantworten können.

Anfrage: Homepage zur Suche von psychotherapeutischer Betreuung

Gynformation: Menschen können sich austragen lassen, es werden nur öffentliche Daten verwendet. Informationen sind keine Bewertung, weil schlechte Kritik führt maximal zur Runternahme von der HP. Damit entsteht kein Schaden für die Person.

Ziel der App: die API der Kassenärztlichen Bundesvereinigung Arztsuche 116117 basierend auf Standort und gewünschter Therapieform anzufragen und Ergebnisse in einer (für mich und eventuell auch für andere Menschen) angenehmen Liste sortiert nach Telefonzeiten anzuzeigen.
Datenschutz: IP-Adresse von der Seite
Adressen von Therapeu*innen
Mögliches Problem: Falls es Ärger gibt, kümmern wir uns um die Probleme?
Was ist das Problem überhaupt?

… vermutlich hat die App keine Probleme bis auf das übliche technische.

Ist die App auf fair use der Kass API abgedeckt? Wie wird die Software dann langfristig betrieben. Evtl besorgen wir/ die Adminen für einzelne Projekte VMs um die Projekte technisch zu separieren

Aus formalen Gründen: Einmal bitte durch das Plenum und den fair use absprechen.
Kosten sollten am Besten auch einmal auf dem Plenum genannt werden.

Wir sehen das als Piloten um auch technische Regeln für das Betreiben von solchen Projekten zu generieren. Es sollte Grenzen geben, wie lange wir ein ungepflegtes Projekt betreiben. Haecksen könnten solche Projekte auch übernehmen und betreuen und dabei Operations lernen.

Telko 12.10.24

Projektguthaben von Karlsruhe

ist gekommen. Wir haben so viel Geld wie vermutet.
Trööt auf mastodon und blue sky ist raus um die letzte Person, die uns einen Dauerauftrag auf Entropia eingerichtet hat und die wir nicht kennen, zu informieren.

Wir sind jetzt selbstständig.

Buchhaltung

Der Key ist gekommen. c_ristina richtet ein und läd es gerade in unsere Wolke hoch.
melzai kann es auch banana.ch

TODO:

  • Überlegen, welche Belege jetzt schon assoziiert werden können.
  • Projekttracking definieren.

Und dann können wir anfangen, Projekte zu tracken!

Versicherung

Es gibt Umsatzbereich für 5k, 10k, 20k Umsatz. 140 Euro bis 270 Euro.
2024 wären wir 5k, 2025 wären wir über 10 bis 20k.

Es gibt eine Selbstbeteiligung von 10% der Haftpflichtsumme.
Wir sind versichert auf 100 000 Euro. D.h. Schäden in diesem Bereich können uns bis zu 10 000 Euro kosten.
Veranstaltungsversicherung sichert keine Honorarausfälle ab. Könnte man extra abschließen kurz vor der Veranstaltung.

c_ristina fragt noch mal nach und schließt die Versicherung bei Bedarf ab.

Entscheidung Anpassung Impressum

Impressum wurde wie nachfolgend aktualisiert.

Zitat aus Ullis Pad:

überarbeitete Fassung des Impressums, Stand 9.10.2024
Impressum

Name des Anbieters:

Haecksen e.V.
Gewerbehof
Steinstraße 23
76133 Karlsruhe

Registergericht: Amtsgericht Mannheim
Registernummer: VR 703923

E-Mail: vorstand@haecksen.org

einzeln vertretungsberechtigt:
Agnes Meyder, Vorsitzende
Wiebke Willems, stellv. Vorsitzende
Cristina Heymann, Schatzmeisterin

Verantwortlich für den Inhalt:
Agnes Meyder, Adresse wie oben > [siehe unten Ziffer 3]

Urheberrecht

Die auf dieser Seite präsentierten Inhalte und Werke unterliegen dem deutschen Urheberrecht. Eine Vervielfältigung, Bearbeitung und Verwertung jeder Art bedarf der schriftlichen Zustimmung der Rechteinhaberinnen.
Haecksen e.V.
Kommentare Ulli

§ 5 TMG gibt es nicht mehr, die Regelung ist wortgleich nun in § 5 DDG zu finden. Die Norm selbst muss nicht angegeben werden, sie muss nur eingehalten werden. Um bei der nächsten Änderung des Gesetzes nichts tun zu müssen, würde ich die Norm nicht zitieren. Die Funktionsangaben habe ich an die Bezeichnungen in der Satzung angegelichen, das ist aber kein Muss. Wenn euch 1./2. Vorsitzende besser gefällt, ist das auch fein.

§ 55 Abs. 2 RStV gibt es nicht mehr, steht nun in § 18 Abs. 2 MStV. Auch hier ändert sich alle paar Jahre was, um nicht immer drauf achten zu müssen, würde ich die Norm nicht zitieren.

§ 18 Abs. 2 MStV verlangt, dass eine Person benannt wird, die für journalistisch-redaktionelle Inhalte verantwortlich ist und ggf. verklagt werden kann (Blogbeiträge etc.). In der Regel wird eine Person angegeben, die für alles belangt werden kann. Wenn nämlich mehrere Personen dort stehen, muss auch klar sein, für welchen Bereich oder welche Beiträge welche Person verantwortlich ist. Wenn da also einfach nur mehrer Personen ohne Konkretisierung stehen, liegt ein Verstoß gegen § 18 Abs. 2 MStV vor. Es wird dann gerade nicht das erreicht, was vom Gesetz vorgesehen ist. Die Person, die da steht, muss nicht im Vorstand sein.

Steuernummern müssen nicht angegeben werden. Nur wer eine UStID oder eine Wirtschaftsidentifikationsnummer hat, muss selbige Nummer angegeben. Da Steuernummern auch verwendet werden können, um beim FA Informationen zu erlangen, würde ich die nicht prominent ins Impressum schreiben. Über Gemeinnützigkeitsbescheide bekommt man die zwar auch, aber dann soll sich bitte jemand Mühe machen. ;.)

Nächste Telko

Rechnungen sauber stellen,
Informationsmail schreiben
Wiki aktualisieren

Nächste Telko entscheiden wir in der Mitte der Woche.

Telko 6.10.24

Teilnehmende: c_ristina, melzai, daswarkeinhuhn

Finanzen

Hetzner läuft bereits über unser Vereinskonto. Damit kann Entropia jetzt die Gelder zu uns schicken.

TODOs:

  • c_ristina pingt JC noch einmal für den Transfer der Gelder

Buchhaltung

c_ristina hat die full edition von banana.ch für 153,51 gekauft mit allen Features.

Wenn der Produktkey da ist, telkolieren wir wieder um es gemeinsam aufzusetzen. Es ist wichtig, dass zwei das komplette Setup haben, um bei Krankheit verteten zu können.

Domains

AN sich sollten die bei uns sein, aber es kam keine Mail.

TODOs:

  • melzai fragt nochmal nach, evtl. liest nomade noch die relevante Mailadresse? War evtl. nomade@ccc.de

Entscheidung zur Sichtbarkeit der Satzung im Verein

Anscheinend ist sie noch nur für Haecksen einsehbar.
c_ristina schaut sich die Rechte an und hat vermutlich die Rechte angepasst.

Vereinsversicherung

https://pads.haecksen.org/feedback-vereinigkeiten# hat nichts weiter ergeben.
Vereinsversicherung- Vereinshaftpflicht, weil sie die Veranstaltungshaftpflicht für Veranstaltungen mit bis zu 1 000 Teilnehmenden.

TODOs:

  • c_ristina ruft die provinzial an und findet Dinge heraus.

Datenschutz in der Buchhaltung bei den Haecksen

Momentan ist die Wolke nicht verschlüsselt. Damit liegen die Kontodaten der Überweisenden unverschlüsselt auf dem Haecksen-Server.

Zu dem Ordner in der Wolke haben nur die Mitglieder des Vorstandes Zugriff. Zu den Basisdaten in der Wolke haben auch alle Personen Zugriff, die direkten Zugriff auf den Server haben. Das sind um die 10 Personen.

Wir halten momentan die Kosten-Nutzen-Abwägung für ausreichend um die Kontodaten weiterhin unverschlüsselt in die Wolke zu legen.
Wir würden eine Verschlüsselung von zum Beispiel dem Ordner schätzen, sehen aber Schwierigkeiten bei der praktischen Durchführung.

TODOs:

  • Jemand muss einmal die Informationsverarbeitungsrichtlinie von uns entsprechend anpassen.
  • Diskutieren ob wir 2Faktor Authentifizierung für den Vorstand möchten. 2FA für alle führt zu kaputten Kalender.

Spendenquittungen und Barkasse

Spendenquittung sollten wir wohl mal als nächstes kurz überlegen bei Bedarf.
Bareinzahlungen machen wir momentan auch nicht. Sollte nur gegen Quittung ermöglicht werden.

Hut-Badge (momentane Anfrage der Haecksen aus München)

Projektgelder benötigen in der Buchhaltung ihre eigene Nummer.
Tinoca schlägt vor, die Kostenart einzigartig für das Projekt zu machen. Damit kann man Buchungen zusammensammeln.

D.h. wir brauchen eine Projektliste mit Nummer, Zweck, Ansprechpartner (mind 1).
Wir hätten auch gerne einen Einseiter pro Projekt im Wiki.
Bei Einreichung von Rechnungen, bitte einmal die Projektnummer drauf schreiben.

Evtl gibt es ein Projektkonzept in banana.ch

8.9.2024

Infomail für Rückmeldungen

Liebe Haecksen,

wir möchten euch hiermit zwei organisatorische Dinge erklären und um Rückmeldung zu bitten.

Veranstaltungshaftpflicht
Wir sollen als Verein eine Vereinshaftpflicht mit einer Veranstaltungshaftpflicht abschließen. Eine solche Haftpflicht schützt uns als Verein zum Beispiel vor Schadensersatzforderungen. Die Veranstaltungshaftpflicht schützt uns vor Schadensersatzforderungen, die im Kontext einer Veranstaltung auftreten können.
Unsere Recherche hat ergeben, dass wir bei dem Mieten eines Ortes für unsere Konferenz in 2025 eine solche Versicherung nachweisen müssen um erfolgreich die Vermietung durchführen zu können.
Deswegen müssen wir die Verträge bis Ende 2024 abgeschlosseen haben.
Unser Vorschlag ist es, die Vereinsversicherung von provinzial für ca 200 Euro im Jahr abzuschließen. Diese inkludiert eine Veranstaltungshaftpflicht für bis zu 1000 Besuchende. Wir würden uns damit einer Entscheidung eines anderen Vereins anschließen.
Sollten wir dabei noch was bedenken? Könnt ihr uns andere empfehlen?

Buchhaltung
Wir müssen als Verein eine saubere Buchhaltung aufbauen. Dabei haben wir ein Tool namens banana.ch gefunden, welches mehrere positive Eigenschaften hat und bei einem uns bekannten Verein seit mehreren Jahren in Verwendung ist.

  • Lokal auszuführen
  • Backup in unser eigenen Nextcloud möglich
  • hat den SKR42
  • kann Zeilen “locken”, also vor Modifikationen schützen
  • Belege können direkt an die Kontenbewegung verlinkt werden
  • einfache Extraktion der Jahresübersicht für die Steuerprüfung
  • Import von Bankbewegung durch die Verwendung eines bekannten Formates
  • Lizenzkosten pro Person: 70 CHF und deswegen keine Flamewares in irgendwelchen Foren
    Sollten wir dabei noch was bedenken? Könnt ihr uns andere empfehlen?

Wir freuen uns über eure Rückmeldungen via diesem Pad https://pads.haecksen.org/feedback-vereinigkeiten#.

Wenn ihr mithelfen wollt, solche Entscheidungen mit uns vorzubereiten, dann kommt gerne in #vereinigkeiten vorbei.

Vielen Dank für eure Rückmeldungen!

c_ristina, melzai, Tinoca

Domaintransfer fast fertig

Letzter Schritt: nomade muss den technischen Transfer bestätigen.

  • Das bleibt weiter bei Wieskes?
  • Haben wir da nun einen Vertrag oder wie funktioniert das?
  • wer hat nun Zugriff drauf?

Rückblende: Die Domains liegen dort schon seit den 90gern. Der Server lag dort nie. Wir haben momentan keine formale Grundlage, warum die Domains dort liegen, sie müssen da aber nicht weg.

Beschluss:
Wir sollten aber eine formale Grundlage dafür schaffen, um zum Beispiel verlässliche Ansprechspartner*innen zu haben.
Technischen Zugriff haben karo/mapc und ich. Wir sollten sicherstellen, dass der Zugriff für die Backend-Adminen und dem Vorstand möglich ist.

weitere Infos für Versicherung von c_ristina

  • viele Makler sind nicht drauf spezialisiert
  • wir sollten die Deckungssumme kontrollieren, so dass sie auf das Gebäude passt

Haecksen Guthaben bei Entropia

  • BV wurde bei Hetzner geändert
  • C_ristina gibt JC bescheid, dass es weitergehen kann

Kontoauszüge verschlüsseln

  • prüfen, ob die Verschlüsselung in der Wolke aktiv ist. Frage wurde in adminfoo gestellt.
  • falls ja, können die Kontoauszüge dort abgelegt werden

29.08.24 19:00

Demo von banana.ch durch Xian

  • Wie funktioniert ein Backup oder eine Übergabe der Verantwortung an eine andere Person in der Praxis?
  • Wie gut funktioniert der automatische Import von der Bank?
  • Wie viel Arbeit ist eine finale Steuererklärung basierend auf dem Kontorahmen
  • skr42

Allgemeine Infos

  • Macht ab und an Lizenzchecks und geht dafür Online
  • Kann auf mehreren Rechnern parallel genutzt werden, Hochladen auf Owncloud
  • Nutzt momentan SKR49. TODO Fragen, ob SKR42 in banana nächstes Jahr kommt und ob SKR42 nächstes Jahr wirklich verpflichtend ist.
  • Zeilen können gelockt werden
  • Spalte mit “Link” kann hinzugefügt werden, damit können Belege direkt an die Buchung verlinkt werden. Relative Pfade funktionieren.
  • Einmal schon Finanzamtprüfung gemacht.
  • Einfach Kontenzusammenfassung exportieren, da das schon eine Einnahmen-Überschussrechnung ist.
  • Export für Bilanz
  • Nextcloud Ordner Struktur:
    Top – banana
    – Belege – 2024
    – 2025 …
    und dann relative Pfade pro Buchung eintragen * Evtl ist SKR42 schon in banana da.
  • Pro Jahr eine Datei
  • Die Suchfunktion ist im Prof Plan auf 70 Zeilen beschränkt. Das ist ärgerlich aber noch nicht ein Problem.

Vereinshaftpflicht

Hetzner Bankverbindung ändern

  • Login Hetzner Cloud login
  • Bankverbindung ändern: https://accounts.hetzner.com/account/payment IBAN, Namen
  • Abbuchung jed 13. Momentan knapp 61 Euro pro Monat
  • TODO Änderung der Telefonnummer da vermutlich die von Entropia dort drinn steht. c_ristina

22.08.24 19:30

c_ristina, melzai

Versuch des Logins in Hetzner um die Bankverbindung zu ändern

Leider haben wir doch nicht die Logindaten. melzai hat mapc darum gebeten.

Domainumzug

melzai hat BT noch einmal angeschrieben mit admin@ und vorstand@ im CC um den Umzug der Domains zu organisieren.

Umstrukturierung der WikiSeite Finanzen

https://wiki.haecksen.org/books/verein/chapter/finanzen

Evaluation von Banana.ch

Transaktionen importieren https://www.banana.ch/doc/en/node/2795
70 CHF pro Jahr, Euro ähnlich
Standalone, lokale Java Exec.

Interaktiver Termin mit Xian wird von melzai organisiert.

Veranstaltungshaftpflicht

Muss bis zum 3.1.25 nachweißbar sein wegen Miete von z.B. Raum in HH für Konferenz.

Was hat das Easterhegg? Einmal janepie in Richtung MiGri fragen! melzai macht das.

14.5.24 19 Uhr

c_ristina, melzai, waldwesen

  • Beschluss des Termins der MV 29.6.2024 11 Uhr
  • Festlegung der Tagesordnung der MV
  • Vorbereitung der Buchprüfung für die MV
  • Besprechung Finanzen 2024
  • Besprechung Buchhaltung
  • Sonstiges

Termin der MV

MV 29.6.2024 11 Uhr
3 Ja-Stimmen, 0 Enthaltungen, 0 Nein-Stimmen.

Tagesordnung

  • Begrüßung durch die Vorstandsvorsitzende
  • Rechenschaftsbericht der Vorsitzenden
  • Rechenschaftsbericht der Schatzmeisterin
  • Bericht der Kassenprüfer*innen
  • Aussprache zu den Berichten
  • Entlastung des Vorstandes
  • Wahl eines Wahlvorstandes
  • Wahl des*der Vorsitzenden
  • weitere Wahlen
  • Verschiedenes, Anträge

3 Ja-Stimmen, 0 Enthaltungen, 0 Nein-Stimmen.

Vorbereitung der Buchprüfung

Es gab ein bischen Einnahmen und ein bischen Ausgaben da es Kontoführungsgebühren in 2024 gab.
Buchprüfung nur für abgeschlossene Kalenderjahre? Helena fragen, da Helena schon einige Buchprüfungen hatte.

Tinoca und Helena müssen informiert werden und einen formalen Bericht abgeben.

c_ristina pingt naerrin und Tinoca an.

Vorstandswahl

Wer steht für den nächsten Vorstand zur Verfügung?

Wir wären bereit zu rotieren, waldwesen tritt nicht mehr an.
waldwesen informiert #vereinigkeiten darüber und setzt das Nominierungspad auf.

Steuererklärung 2023

Wer muss das Elstar-Formular ausfüllen?
c_ristina schaut sich das Formular an und entscheidet dann, welche Unterstützung sie braucht.
Bitte Recherchelinks in #vereinigkeiten werfen. Viele werden dann helfen, die Aufgabe besser zu verstehen.

Besprechung Finanzen 2024

https://pads.haecksen.org/spendenaufruf-2024#

Veröffentlichung macht waldwesen auf dem Haecksen-Blog.
c_ristina hilft beim social media.

melzai schickt Mail an Entropia um die Gelder anzufragen.

Besprechung Buchhaltung

TODO Recherche der Tools nach MV.
What is the hot shit right now?
waldwesen fragt Lucas.
melzai fragt xian.

Sonstiges

13.3.24 19 Uhr

c_ristina, melzai, Mika (Gast)
Start: 19:10, Ende: 20:00

  • Transparenzregisterauszug hat c_ristina besorgt
  • Bankkonto - macht Agnes dieses Wochenende
  • Impressum Todo Agnes umändern
  • Mitgliederversammlung 2024 -
    • Vorschlag: virtuelle MV Ende Juni (virtuell oder real, drei Termine im Juni, Juli vorschlagen)
    • Mail an Mitglieder um den Termin und das Format zu prüfen - todo für waldwesen
    • Prüfen ob aktuelle Satzung im Wiki liegt - macht c_ristina
    • Einmal offiziell Vorstandssitzung einberufen und dort MV-Datum beschließen
    • Einladungsmail schreiben
    • Enladung mind. 3 Wochen vorher raus mailen
    • Hoffentlich keine Satzungsänderung durch die Bank notwendig.
  • Podcastfolge Vereinsgründung
  • Aufsetzung Kommunikation um bei Eintreffen des Bankkontos zu erklären, wie momentan der Verein gedacht ist und wie Informationen z.B. zu erlangen sind. Infos auch ins Wiki ablegen.
  • Diskussion ob wir offen sind für eine 400 Euro Stelle, die für uns Schriftkram und Kommunikation übernimmt. Wir sind da sehr offen aber das müssen wir noch weiter Dinge ausarbeiten.
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